EcoClaim Terms of Service

Version 2.0
Effective from: 20 October 2026

These Terms of Service (“Terms”) govern access to and use of the websites, platforms, applications, tools and services made available by EcoClaim Solutions Inc. (15218926 Canada Inc.) (“EcoClaim”, “we”, “us”, “our”), a corporation incorporated under the laws of Canada, with its registered office at 7070e Farrell Rd. SE, Unit 187, Calgary, Alberta, T2H 0T2, Canada.

By creating an account, accepting these Terms, or accessing or using any Service, you agree to be bound by these Terms. If you do not agree, do not use the Services.

Part A: Terms of Service

Definitions
The Services
Accounts, acceptance and authority
Acceptable use
Customer obligations and content warranties
Use of artificial intelligence
Fees and payment
Service availability and support
Security
Confidentiality
Data and intellectual property
Data protection
Term, suspension and termination
Warranties and disclaimers
Limitation of liability
Indemnity by EcoClaim
Changes to these Terms
General
Contact

Schedule 1: Data Processing Addendum

Annex A: Description of processing and Service Annexes
Annex B: Technical and organisational measures
Annex C: Sub-processors
Annex D: International transfer mechanisms

Part A: Terms of Service

1. Definitions

“Account” means a registered account giving access to one or more Services.

“Affiliate” means any entity that controls, is controlled by, or is under common control with a party.

“Authorised User” means an individual authorised by the Customer to access a Service under the Customer’s Account.

“Customer” means the individual or organisation that has accepted these Terms or entered into an Order Form. Where an individual accepts on behalf of an organisation, “Customer” and “you” mean that organisation.

“Customer Data” means data, documents, files, images and other materials submitted to a Service by or on behalf of the Customer.

“Data Processing Addendum” or “DPA” means Schedule 1 to these Terms, including its Annexes.

“Documentation” means user guides, help content and technical materials made available by EcoClaim for a Service.

“Order Form” means a written ordering document signed or accepted by both parties referencing these Terms.

“Reference Data” means emissions factors, conversion factors, material and product records, Environmental Product Declaration records, pricing records, substitution recommendations, benchmarking datasets and similar reference content maintained by EcoClaim.

“Service” means any EcoClaim product or service, including those listed in clause 2.1, together with the Documentation.

“Service Data” has the meaning given in clause 11.2.

“Service Schedule” means a product-specific schedule to these Terms.

2. The Services

2.1 Scope

These Terms apply to all EcoClaim Services, including:

the EcoClaim website at ecoclaim.ca and its subdomains
EcoClaim TRAX (Waste Diversion, Rebuild Better, Emissions Reporting)
Rebuild Better (RBB)
the EcoClaim Scope 1, 2 and 3 Service
ClaimShow
the emissions, pricing and ROI calculators
the recycling, member and supplier directories
the Carbon Exchange and offset listings
EcoClaim training, certification and e-learning
the EcoClaim store

2.2 Service Schedules

Each Service may have a Service Schedule setting out terms specific to that Service. A Service Schedule applies automatically when you access the Service it covers. Where a Service Schedule conflicts with the body of these Terms, the Service Schedule prevails for that Service.

2.3 Order Forms

Where the Customer has entered into an Order Form, that Order Form prevails over these Terms and any Service Schedule to the extent of any conflict.

2.4 Order of precedence

In the event of conflict, the following order applies, highest first: (a) the Order Form; (b) the Data Processing Addendum, and within it Annex D; (c) the applicable Service Schedule; (d) the remainder of these Terms; (e) the Documentation.

2.5 Right to access

Subject to these Terms and payment of applicable fees, EcoClaim grants the Customer a non-exclusive, non-transferable, non-sublicensable right for its Authorised Users to access and use the Services during the term, for the Customer’s internal business purposes.

The Services are provided as a hosted service. No copy of any software is delivered, and nothing in these Terms transfers ownership of any software, platform or dataset.

3. Accounts, acceptance and authority

3.1 Account registration

You must provide accurate registration information and keep it current. You must be at least 18 years old to create an Account.

3.2 Authority to bind

If you accept these Terms, or create or use an Account, on behalf of an organisation, you represent and warrant that you have authority to bind that organisation to these Terms, and references to “you” and “Customer” mean that organisation.

If you do not have that authority, you must not accept these Terms or use the Services on that organisation’s behalf. You will indemnify EcoClaim against any loss, liability, cost or expense arising from a breach of this clause 3.2.

3.3 Account security

You are responsible for maintaining the confidentiality of Account credentials and for all activity occurring under your Account, including activity by Authorised Users and by any automated agent operating under your credentials. You must notify EcoClaim promptly at info@ecoclaim.ca if you believe credentials have been compromised.

3.4 Authorised Users

The Customer is responsible for its Authorised Users’ compliance with these Terms. Any act or omission of an Authorised User is treated as an act or omission of the Customer.

3.5 Record of acceptance

EcoClaim maintains a record of each acceptance of these Terms, including the version accepted, the date and time, the accepting user and related technical information. That record is evidence of acceptance.

4. Acceptable use

This clause 4 applies to everyone who accesses or uses any Service, including Authorised Users. A breach of this clause 4 is a material breach of these Terms.

4.1 General conduct

You must not use the Services to:

break any law or regulation, or infringe the rights of any person;
upload content you do not have the right to upload, including documents or photographs containing personal information you have no lawful basis to share;
upload malicious code, or content designed to disrupt, damage or gain unauthorised access to any system;
impersonate any person or misrepresent your affiliation with any organisation;
submit false, misleading or fraudulent information, including falsified estimates, invoices, waste records or emissions data;
harass, threaten or harm any person.

4.2 Security

You must not:

attempt to access any account, system or data you are not authorised to access;
probe, scan or test the vulnerability of the Services, or breach or circumvent any security or authentication measure, except as part of a responsible disclosure agreed with EcoClaim in writing;
interfere with or disrupt the integrity or performance of the Services;
share account credentials, or allow anyone other than an Authorised User to use your account.

To report a security vulnerability, email info@ecoclaim.ca.

4.3 Automated access and AI agents

Automated or programmatic access to the Services is permitted only through interfaces EcoClaim provides for that purpose and documents in the Documentation or an Order Form, and only within any rate limits that apply.
You may use a software agent, including an AI agent, to act on your behalf within the Services only through those interfaces and under your own credentials. You are responsible for everything an agent does under your credentials, as if you had done it yourself.
You must not use bots, crawlers, scrapers, headless browsers or similar tools to access the Services or the EcoClaim website, other than search engine indexing of public pages in accordance with our robots.txt.

4.4 Data extraction and model training

You must not, and must not permit any third party to:

extract, copy, download or harvest Reference Data, directory listings, Environmental Product Declaration records, emissions factors, pricing data or material records in bulk or systematically, whether manually or by automated means;
use the Services, their outputs or any data obtained from them to train, fine-tune, evaluate, benchmark or improve any machine learning model or AI system, other than for your own internal use of outputs relating to your own Customer Data;
use the Services, their outputs or any data obtained from them to build, populate or improve a dataset, database, product or service that competes with any EcoClaim Service;
resell, sublicense, redistribute or publish Reference Data or outputs derived from it, except in your own regulatory and sustainability reporting as permitted by clause 11.3.

4.5 Reverse engineering and competitive use

You must not:

copy, modify, decompile, disassemble or reverse engineer any part of the Services, except to the extent expressly permitted by law;
access the Services to build a competing product or service, or to copy any feature, function or methodology of the Services;
remove or alter any proprietary notice, label or attribution in the Services or their outputs.

4.6 Outputs

You must review outputs before relying on them, and must not present outputs as independently verified, audited or assured.
You must not represent outputs from ClaimShow or any other Service as the opinion of a licensed adjuster, appraiser, contractor, engineer or other professional.

4.7 Enforcement

EcoClaim may investigate suspected breaches of this clause 4 and may remove content, suspend access or terminate accounts in accordance with clause 13. EcoClaim may report unlawful activity to the relevant authorities.

5. Customer obligations and content warranties

5.1 Rights in Customer Data

The Customer represents and warrants that:

(a) it has all rights, consents, permissions and lawful bases necessary to submit Customer Data to the Services and to permit EcoClaim to process it as contemplated by these Terms and the Data Processing Addendum;

(b) where Customer Data contains personal data relating to individuals who are not Authorised Users, including policyholders, claimants, occupants, employees of contractors or other third parties, the Customer has a lawful basis for that processing and has provided any notices required of it;

(c) where Customer Data includes photographs or images depicting individuals or private property, the Customer has the rights necessary to submit those images and to permit their processing, including automated analysis; and

(d) Customer Data does not infringe the rights of any third party and does not breach any applicable law.

5.2 Indemnity

The Customer will indemnify and hold harmless EcoClaim against all claims, losses, liabilities, costs and expenses arising out of or in connection with a breach of clause 5.1, a breach of clause 4, or the Customer’s use of the Services in breach of applicable law.

5.3 Data minimisation

The Customer should not submit personal data that is not required for the relevant Service. Where a Service Schedule identifies categories of data that are not required, the Customer should take reasonable steps to exclude them.

5.4 Professional responsibility

The Services provide calculation, analysis and reporting tools. They do not provide legal, accounting, actuarial, engineering, adjusting, appraisal, assurance, audit or verification services. The Customer remains responsible for its own regulatory filings, disclosures, claim decisions and professional judgements, and for reviewing outputs before relying on them.

6. Use of artificial intelligence

6.1 How EcoClaim uses AI

The Services use artificial intelligence and machine learning, including third-party models, for purposes including document and image parsing, text extraction, classification, product and material matching, image analysis, calculation support, recommendations and drafting.

6.2 Human responsibility for outputs

Outputs are generated with the assistance of automated systems and may be incomplete, inaccurate or unsuitable for a particular purpose. Outputs are not decisions. The Customer is responsible for reviewing outputs and for any use it makes of them, including any regulatory submission, filing, claim determination or commercial decision based on them.

6.3 No training by third-party model providers

EcoClaim contracts with its third-party model providers on terms that prohibit the use of Customer Data to train or improve those providers’ models, and applies the shortest data retention settings those providers make available.

This clause 6.3 concerns third-party providers. It does not limit EcoClaim’s own rights under clause 11.2, which apply only to de-identified and aggregated data.

6.4 Processing locations

The processing locations applicable to model processing of Customer Data are set out in the Data Processing Addendum, including the sub-processor list at Annex C.

6.5 Automated access to the Services

Automated or programmatic access to the Services, including by software agents acting on the Customer’s behalf, is permitted only where expressly provided for in the Documentation or an Order Form and is subject to clause 4.3. The Customer is responsible for all activity conducted by any agent operating under its credentials.

7. Fees and payment

7.1 Fees

Fees are as set out in the applicable Order Form or, for self-serve purchases, as presented at the point of purchase. Fees are exclusive of taxes, which the Customer is responsible for paying.

7.2 Invoicing and payment

Unless an Order Form says otherwise, subscription fees are invoiced annually in advance and payable within 30 days of the invoice date. Usage-based fees are invoiced in arrears.

7.3 Late payment

EcoClaim may charge interest on overdue amounts at 1.5% per month or the maximum permitted by law, whichever is lower, and may suspend access to the Services where payment is more than 30 days overdue and the Customer has not remedied the non-payment within 10 days of written notice.

7.4 Fee changes

EcoClaim may change fees on renewal, on at least 60 days’ written notice before the end of the then-current term. Any rate lock stated in an Order Form prevails for its stated duration.

8. Service availability and support

8.1 Availability

EcoClaim will use commercially reasonable efforts to make the subscription Services available 99% of the time in each calendar month, excluding:

(a) planned maintenance notified at least 48 hours in advance;
(b) emergency maintenance;
(c) unavailability caused by the Customer, its Authorised Users, its network or equipment, or any third-party service not under EcoClaim’s control; and
(d) events beyond EcoClaim’s reasonable control.

8.2 No service credits

Clause 8.1 is a service commitment and not a warranty. No service credits apply unless expressly agreed in an Order Form.

8.3 Support

Support is provided as described in the applicable Service Schedule or Order Form. Where no support level is stated, support is provided during EcoClaim’s normal business hours on a commercially reasonable efforts basis.

8.4 Changes to the Services

EcoClaim may modify, add to or discontinue features of a Service. Where a change materially reduces the functionality of a subscription Service, EcoClaim will give the Customer at least 30 days’ notice, and the Customer may terminate the affected Service on notice given within that period, with a pro rata refund of prepaid fees for the unused portion of the term.

9. Security

9.1 Security measures

EcoClaim maintains technical and organisational measures designed to protect Customer Data against unauthorised access, loss, alteration and disclosure, as described in Annex B of the Data Processing Addendum. These include encryption of Customer Data in transit and at rest, access controls, role-based permissions, logging and backup.

9.2 Certifications

EcoClaim’s SOC 2 programme is in progress. EcoClaim makes no representation that it currently holds SOC 2 or ISO 27001 certification. EcoClaim will make available information about its security programme on reasonable request under confidentiality.

9.3 Security incidents

EcoClaim will notify the Customer of a personal data breach affecting Customer Data in accordance with the Data Processing Addendum.

10. Confidentiality

10.1 Definition

“Confidential Information” means information disclosed by one party to the other that is marked confidential or that a reasonable person would understand to be confidential, including Customer Data, the Services, the Documentation, Reference Data, pricing and non-public product plans.

10.2 Obligations

The receiving party will use Confidential Information only to exercise its rights and perform its obligations under these Terms, will protect it using no less than reasonable care, and will not disclose it except to its employees, Affiliates, contractors and professional advisers who need to know it and are bound by comparable obligations.

10.3 Exclusions

Confidential Information does not include information that is or becomes public through no fault of the receiving party, was lawfully known to the receiving party without restriction before disclosure, is lawfully received from a third party without restriction, or is independently developed without use of the disclosing party’s Confidential Information.

10.4 Compelled disclosure

A party may disclose Confidential Information where required by law or court order, provided it gives the other party prompt notice where lawfully permitted and reasonable assistance in seeking protective treatment.

11. Data and intellectual property

11.1 Customer Data

As between the parties, the Customer owns Customer Data. The Customer grants EcoClaim a non-exclusive, worldwide, royalty-free licence to host, store, reproduce, process, transmit, display and create derived works from Customer Data for the purposes of providing and supporting the Services and exercising EcoClaim’s rights under clause 11.2.

11.2 Service Data

“Service Data” means data derived from the operation of the Services and from the Customer’s use of them, including material, product and line-item descriptions, quantities, specifications, pricing, emissions and conversion factors, Environmental Product Declaration matches, substitution outcomes, confidence and data quality scoring, waste and diversion data, energy and activity data, model performance information and operational telemetry.

EcoClaim may use Service Data on a de-identified and aggregated basis, such that it does not identify the Customer, any individual, any claim, any property or any contractor, for any lawful business purpose, including to:

(a) operate, maintain, secure, test, develop and improve the Services and other EcoClaim products;
(b) build, maintain, correct and enrich Reference Data;
(c) develop, train, evaluate and refine the extraction, classification, matching, scoring and calculation models used in the Services;
(d) produce aggregated benchmarks, indices, research and insights; and
(e) create and commercialise aggregated datasets and analytics.

EcoClaim will not disclose Customer Data in identifiable form, and will not publish any output from which the Customer, an individual, a claim or a property can be identified.

EcoClaim’s rights under this clause 11.2 survive termination.

11.3 Reference Data

Reference Data is and remains the property of EcoClaim and its licensors, including where a particular record was created, corrected, validated or enriched in the course of providing the Services to the Customer. The Customer is granted a non-exclusive licence to use Reference Data within the Services and in its own internal, regulatory and sustainability reporting, and may not extract, redistribute, resell or license Reference Data to third parties.

Third-party Environmental Product Declarations, emission factors and published datasets remain the property of their respective owners and are used under their applicable terms.

11.4 EcoClaim intellectual property

EcoClaim and its licensors own all right, title and interest in and to the Services, the Documentation, Reference Data, Service Data, all software, models, methodologies and know-how underlying them, and all intellectual property rights in each of the foregoing. All rights not expressly granted are reserved. Nothing in these Terms grants any licence to use EcoClaim’s trade marks, service marks or logos.

11.5 Feedback

If the Customer or an Authorised User provides suggestions or ideas for improving the Services, EcoClaim may use them without restriction, obligation or compensation.

12. Data protection

Where EcoClaim processes personal data on behalf of the Customer in providing the Services, the Data Processing Addendum at Schedule 1 applies and forms part of these Terms. It includes annexes setting out, for each Service, the categories of data processed, the sub-processors engaged, processing locations and retention periods.

EcoClaim’s processing of personal data as a controller, including in respect of Account holders, website visitors and marketing, is described in the Privacy Policy at https://ecoclaim.ca/legal/privacy-policy/.

13. Term, suspension and termination

13.1 Term

These Terms apply from acceptance and continue until all Accounts and Order Forms are terminated. Subscription terms are as set out in the applicable Order Form.

13.2 Suspension

EcoClaim may suspend access to a Service, in whole or in part, where the Customer is in material breach of these Terms, including clause 4, where continued access presents a security risk, or where required by law. EcoClaim will give notice where it is reasonably able to do so.

13.3 Termination for cause

Either party may terminate these Terms or an Order Form on written notice where the other party is in material breach and has not remedied that breach within 30 days of written notice, or becomes insolvent.

13.4 Termination of self-serve Accounts

A Customer using a Service without an Order Form may terminate its Account at any time through the Service. EcoClaim may terminate such an Account on 30 days’ notice.

13.5 Effect of termination

On termination, the Customer’s right to access the Services ends. The Customer may export Customer Data using the Service’s export functions before termination takes effect.

13.6 Return and deletion of Customer Data

EcoClaim will delete Customer Data, including stored files and documents, within 30 days of termination of the relevant Account or Order Form, or within 30 days of a written request from the Customer, except where retention is required by law. Backups are overwritten in the ordinary course.

Clause 13.6 does not apply to Service Data, which EcoClaim may retain and use in accordance with clause 11.2.

13.7 Survival

Clauses 5.2, 10, 11, 13.6, 13.7, 14, 15, 16 and 18 survive termination, together with any other provision that by its nature should survive.

14. Warranties and disclaimers

14.1 Mutual warranties

Each party warrants that it has the power and authority to enter into these Terms.

14.2 EcoClaim warranty

EcoClaim warrants that it will provide the Services with reasonable skill and care.

14.3 Disclaimer

EXCEPT AS EXPRESSLY STATED IN THESE TERMS, THE SERVICES ARE PROVIDED “AS IS” AND “AS AVAILABLE”. TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY LAW, ECOCLAIM DISCLAIMS ALL OTHER WARRANTIES, CONDITIONS AND REPRESENTATIONS, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, INCLUDING ANY IMPLIED WARRANTY OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, NON-INFRINGEMENT, OR THAT THE SERVICES WILL BE UNINTERRUPTED, ERROR-FREE OR THAT OUTPUTS WILL BE ACCURATE OR COMPLETE.

ECOCLAIM DOES NOT WARRANT THAT ANY OUTPUT WILL SATISFY ANY REGULATORY, STATUTORY, ASSURANCE OR AUDIT REQUIREMENT. THE SERVICES DO NOT CONSTITUTE INDEPENDENT VERIFICATION, ASSURANCE OR AUDIT.

14.4 Consumers

Nothing in these Terms excludes or limits any right or remedy that cannot lawfully be excluded or limited, including statutory rights of consumers under applicable consumer protection legislation.

15. Limitation of liability

15.1 Exclusion of indirect loss

To the maximum extent permitted by law, neither party is liable for any indirect, special, incidental, punitive or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, anticipated savings, goodwill or data, however arising, whether in contract, tort or otherwise, even if advised of the possibility.

15.2 Cap

Subject to clause 15.3, each party’s total aggregate liability arising out of or in connection with these Terms is limited to the total fees paid or payable by the Customer to EcoClaim in the 12 months immediately preceding the event giving rise to the liability.

Where no fees have been paid, each party’s total aggregate liability is limited to CAD 1,000.

15.3 Exclusions from the cap

Clauses 15.1 and 15.2 do not apply to:

(a) liability for death or personal injury caused by negligence;
(b) fraud or fraudulent misrepresentation;
(c) the Customer’s obligation to pay fees;
(d) the Customer’s indemnity under clause 5.2;
(e) either party’s breach of clause 10 (Confidentiality); or
(f) any liability that cannot lawfully be limited.

15.4 Data protection liability

Each party’s aggregate liability for breach of the Data Processing Addendum or applicable data protection law is limited to twice the amount stated in clause 15.2.

15.5 Basis of the bargain

The parties acknowledge that the limitations in this clause 15 reflect the allocation of risk between them and are a material basis of the bargain.

16. Indemnity by EcoClaim

EcoClaim will defend the Customer against any third-party claim that the Customer’s permitted use of the Services infringes that third party’s intellectual property rights, and will pay damages finally awarded or agreed in settlement, provided the Customer notifies EcoClaim promptly, gives EcoClaim control of the defence, and provides reasonable assistance.

This indemnity does not apply to claims arising from Customer Data, from use of the Services in breach of these Terms, or from combination of the Services with anything not supplied by EcoClaim.

Where a claim arises or is likely, EcoClaim may at its option procure the right to continue use, modify the Service, or terminate the affected Service and refund prepaid fees for the unused portion of the term. This clause states EcoClaim’s entire liability for intellectual property infringement.

17. Changes to these Terms

EcoClaim may revise these Terms from time to time.

For changes that are not material, EcoClaim will publish the revised Terms with an updated version number and effective date.

For material changes, EcoClaim will give notice through the Services or by email at least 30 days before they take effect, and may require acceptance of the revised Terms before continued use of the Services. Where a Customer under an Order Form does not accept a material change, the Terms in force at the start of the then-current subscription term continue to apply until the end of that term.

Continued use of the Services after the effective date of revised Terms constitutes acceptance.

The following are not changes to these Terms for the purposes of this clause 17, and do not require a new version of these Terms or re-acceptance:

(a) updates to the sub-processor list at Annex C of the Data Processing Addendum, which are governed exclusively by clause 6 of the Data Processing Addendum; and

(b) additions to the list of prohibited automated tools in paragraph 3 of clause 4.3, or to the categories of protected data in paragraph 1 of clause 4.4, that clarify, without expanding, the restrictions already in clause 4, which take effect on publication.

18. General

18.1 Governing law and jurisdiction

These Terms are governed by the laws of the Province of Alberta and the federal laws of Canada applicable in that Province, and the parties submit to the exclusive jurisdiction of the courts of Alberta.

Where expressly agreed in an Order Form, these Terms are instead governed by the laws of England and Wales, and the parties submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales.

18.2 Language

These Terms may be made available in languages other than English. The English version governs in the event of any discrepancy, except where applicable law provides otherwise.

18.3 Notices

Notices to EcoClaim must be sent to info@ecoclaim.ca and to the registered office address. Notices to the Customer may be sent to the contact details associated with its Account.

18.4 Electronic communications

The Customer consents to receiving communications electronically. Electronic records and acceptances satisfy any requirement that communications be in writing or signed.

18.5 Publicity

Neither party may use the other’s name or logo publicly without prior written consent, except that EcoClaim may identify the Customer as a customer in a list of customers where the Customer has consented in an Order Form.

18.6 Assignment

The Customer may not assign these Terms without EcoClaim’s prior written consent, not to be unreasonably withheld. EcoClaim may assign these Terms to an Affiliate or in connection with a merger, acquisition or sale of substantially all of its assets.

18.7 Subcontracting

EcoClaim may use subcontractors and sub-processors in providing the Services and remains responsible for their performance. Sub-processors handling personal data are governed by the Data Processing Addendum.

18.8 Force majeure

Neither party is liable for any failure or delay caused by events beyond its reasonable control, excluding payment obligations.

18.9 Entire agreement

These Terms, including the Data Processing Addendum at Schedule 1, together with the applicable Service Schedules, the Privacy Policy and any Order Form, constitute the entire agreement between the parties relating to the Services and supersede all prior agreements and understandings on that subject matter, including the EcoClaim End User Licence Agreement, the EcoClaim Terms and Conditions, and any separately published EcoClaim acceptable use policy, previously published at ecoclaim.ca.

18.10 Severability

If any provision is held unenforceable, it will be enforced to the extent permissible and the remaining provisions continue in effect.

18.11 No waiver

Failure to enforce any provision is not a waiver of the right to enforce it later.

18.12 Relationship

Nothing in these Terms creates a partnership, joint venture, agency or employment relationship.

18.13 Third party rights

A person who is not a party to these Terms has no right to enforce them.

19. Contact

EcoClaim Solutions Inc.
7070e Farrell Rd. SE, Unit 187
Calgary, Alberta, T2H 0T2, Canada
info@ecoclaim.ca
(866) 515-5987

Schedule 1: Data Processing Addendum

This Data Processing Addendum (“DPA”) forms part of the EcoClaim Terms of Service and of any Order Form between EcoClaim and the Customer (together, the “Agreement”). It applies wherever EcoClaim processes Customer Personal Data on behalf of the Customer in providing the Services. References to clauses in this Schedule 1 are to clauses of this DPA unless stated otherwise.

1. Definitions

Capitalised terms not defined here have the meanings given in the Agreement.

“Applicable Data Protection Law” means all laws relating to the processing of personal data that apply to a party in connection with the Agreement, including the UK GDPR and the Data Protection Act 2018, the EU GDPR, the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada), the Personal Information Protection Act (Alberta), and any equivalent laws in other jurisdictions where they apply.

“UK GDPR” means the General Data Protection Regulation as it forms part of the law of England and Wales, Scotland and Northern Ireland, as amended, including by the Data (Use and Access) Act 2025.

“EU GDPR” means Regulation (EU) 2016/679.

“Customer Personal Data” means personal data contained in Customer Data that EcoClaim processes on behalf of the Customer under the Agreement.

“Personal Data Breach” means a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, Customer Personal Data.

“Sub-processor” means any third party engaged by EcoClaim to process Customer Personal Data.

“controller”, “processor”, “data subject”, “personal data”, “processing” and “supervisory authority” have the meanings given in the UK GDPR or EU GDPR, as applicable, and equivalent terms under other Applicable Data Protection Law are to be read accordingly.

2. Roles and scope

2.1 The Customer is the controller, and EcoClaim is the processor, of Customer Personal Data.

2.2 EcoClaim is the controller of personal data relating to the Customer’s account holders and Authorised Users to the extent processed for account administration, billing, security, support and communications, as described in the EcoClaim Privacy Policy at https://ecoclaim.ca/legal/privacy-policy/. This DPA does not apply to that processing.

2.3 The subject matter, duration, nature and purpose of the processing, the types of personal data and the categories of data subjects are described in Annex A and in the Service Annex for each Service the Customer uses.

2.4 Where the EU GDPR applies to the Customer’s processing, references in this DPA to the UK GDPR are to be read as including the corresponding provisions of the EU GDPR.

3. Processing on instructions

3.1 EcoClaim will process Customer Personal Data only on the Customer’s documented instructions, including with regard to transfers, unless required to do so by law, in which case EcoClaim will inform the Customer of that legal requirement before processing unless the law prohibits it.

3.2 The Customer’s documented instructions are the Agreement, this DPA, the Customer’s configuration and use of the Services, and any further written instructions agreed between the parties.

3.3 The Customer instructs EcoClaim to de-identify and aggregate Customer Data as described in clause 13, and to use the resulting information as described in the Agreement.

3.4 EcoClaim will promptly inform the Customer if, in its opinion, an instruction infringes Applicable Data Protection Law.

4. Confidentiality

EcoClaim will ensure that persons authorised to process Customer Personal Data are subject to binding obligations of confidentiality and receive appropriate data protection training.

5. Security

5.1 EcoClaim will implement and maintain appropriate technical and organisational measures to protect Customer Personal Data, taking into account the state of the art, the costs of implementation, and the nature, scope, context and purposes of processing, as described in Annex B.

5.2 EcoClaim may update its security measures from time to time, provided that the overall level of protection is not materially reduced.

6. Sub-processors

6.1 The Customer gives EcoClaim general written authorisation to engage Sub-processors. The current Sub-processors are listed in Annex C.

6.2 EcoClaim will give the Customer at least 30 days’ notice before engaging a new Sub-processor, by updating Annex C with the date of the change and notifying subscribers to sub-processor updates. The Customer may subscribe by emailing info@ecoclaim.ca with the subject “Sub-processor updates”. An update to Annex C under this clause 6 is not a change to the Agreement for the purposes of clause 17 of the Terms.

6.3 The Customer may object to a new Sub-processor on reasonable data protection grounds by written notice within the 30 day period. The parties will discuss the objection in good faith. If they cannot resolve it, the Customer may terminate the affected Service by written notice, and EcoClaim will refund any prepaid fees for the unused portion of the term for that Service.

6.4 EcoClaim will impose on each Sub-processor, by written contract, data protection obligations that provide at least the same level of protection as this DPA, and remains liable to the Customer for each Sub-processor’s performance of those obligations.

7. Data subject rights

Taking into account the nature of the processing, EcoClaim will assist the Customer by appropriate technical and organisational measures, insofar as possible, in responding to requests from data subjects exercising their rights under Applicable Data Protection Law. If EcoClaim receives a request directly from a data subject relating to Customer Personal Data, it will refer the request to the Customer and will not respond except to acknowledge receipt, unless the Customer authorises it to do so.

8. Assistance with compliance

Taking into account the nature of the processing and the information available to it, EcoClaim will provide reasonable assistance to the Customer in meeting its obligations relating to security of processing, notification of Personal Data Breaches, data protection impact assessments and prior consultation with supervisory authorities.

9. Personal Data Breach

9.1 EcoClaim will notify the Customer without undue delay, and in any event within 48 hours, after becoming aware of a Personal Data Breach.

9.2 The notification will describe, to the extent known, the nature of the breach, the categories and approximate numbers of data subjects and records concerned, the likely consequences, and the measures taken or proposed to address it. Where information is not available at the time of notification, EcoClaim will provide it in phases as it becomes available.

9.3 EcoClaim will take reasonable steps to contain, investigate and mitigate the breach, and will cooperate with the Customer in its response.

9.4 Notification of a Personal Data Breach is not an acknowledgement of fault or liability.

10. Location of processing and international transfers

10.1 Customer Personal Data is stored and processed in the United Kingdom and the European Union. Sub-processors process Customer Personal Data in the United Kingdom or the European Union, as shown in Annex C.

10.2 EcoClaim personnel may access Customer Personal Data from Canada for the purposes of providing and supporting the Services. Such transfers rely on the adequacy regulations of the United Kingdom and the adequacy decision of the European Commission in respect of Canada, which cover organisations subject to the Personal Information Protection and Electronic Documents Act.

10.3 EcoClaim will not transfer Customer Personal Data to any other country outside the United Kingdom and the European Union without the Customer’s prior written authorisation, and will in that case put in place a transfer mechanism permitted by Applicable Data Protection Law, as set out in Annex D.

11. Return and deletion

11.1 On termination of the relevant Service, or on the Customer’s written request, EcoClaim will delete Customer Personal Data, including stored files and documents, within 30 days, unless retention is required by law.

11.2 The Customer may export Customer Data using the export functions of the Services before termination takes effect. Where the Customer requires return of Customer Data in another form, EcoClaim will provide reasonable assistance on request.

11.3 Backups containing Customer Personal Data are overwritten in the ordinary course of EcoClaim’s backup cycle and are protected by the measures in Annex B until overwritten.

12. Information and audit

12.1 EcoClaim will make available to the Customer the information reasonably necessary to demonstrate compliance with this DPA, including responses to reasonable security questionnaires and, when available, its SOC 2 report.

12.2 Where the information made available under clause 12.1 is not sufficient to demonstrate compliance, or where required by a supervisory authority, the Customer may carry out an audit, by itself or through an independent auditor bound by confidentiality, no more than once in any 12 month period, on at least 30 days’ written notice, during normal business hours, and in a manner that does not unreasonably disrupt EcoClaim’s operations. Each party bears its own costs of an audit, unless the audit reveals a material breach of this DPA by EcoClaim.

13. De-identified and aggregated data

13.1 EcoClaim may de-identify and aggregate Customer Data so that it no longer relates to an identified or identifiable individual, and does not identify the Customer, any claim, any property or any contractor. Information that has been so de-identified is not Customer Personal Data and is not subject to this DPA.

13.2 EcoClaim will use technical and organisational measures appropriate to the risk to prevent re-identification, and will not attempt to re-identify any individual from such information.

13.3 EcoClaim’s rights to use de-identified and aggregated information are set out in clause 11.2 of the Terms.

13.4 EcoClaim’s third-party model providers are contractually prohibited from using Customer Data to train or improve their models. This restriction applies to those providers and does not limit EcoClaim’s rights under clause 13.3.

14. Customer obligations

14.1 The Customer is responsible for ensuring it has a lawful basis for the processing of Customer Personal Data by EcoClaim under the Agreement, and for providing any notices to data subjects required by Applicable Data Protection Law.

14.2 The Customer will not submit special category personal data, or personal data relating to criminal convictions and offences, to the Services except where the Service Annex for that Service expressly provides for it.

14.3 The Customer is responsible for the accuracy of Customer Personal Data and for its instructions to EcoClaim.

15. Liability

Each party’s liability under or in connection with this DPA is subject to the limitations and exclusions of liability in the Agreement, including the data protection limit in clause 15.4 of the Terms.

16. Term and precedence

16.1 This DPA applies for as long as EcoClaim processes Customer Personal Data under the Agreement.

16.2 In the event of conflict between this DPA and the Agreement in relation to the processing of Customer Personal Data, this DPA prevails. In the event of conflict between this DPA and the transfer mechanisms in Annex D, Annex D prevails.

16.3 EcoClaim may update this DPA from time to time in accordance with clause 17 of the Terms, provided that no update materially reduces the protection given to Customer Personal Data.

Annex A: Description of processing

Item	Description
Subject matter	Provision of the Services to the Customer under the Agreement
Duration	The term of the Agreement and the period until deletion under clause 11
Nature of processing	Collection, storage, organisation, structuring, extraction, analysis, classification, matching, calculation, reporting, retrieval, transmission, de-identification, aggregation and deletion
Purpose	Providing, supporting, securing and improving the Services in accordance with the Agreement
Categories of data subjects	As set out in the Service Annex for each Service used by the Customer
Types of personal data	As set out in the Service Annex for each Service used by the Customer
Special category data	None, unless expressly provided for in a Service Annex
Frequency	Continuous, for the duration of the Agreement

Service Annexes

The following Service Annexes describe processing specific to each Service. Only the Service Annexes for Services the Customer uses apply to the Customer.

The EcoClaim website, training and certification, and store are services where EcoClaim acts as controller. Processing of personal data in connection with them is described in the Privacy Policy and not in this DPA.

Service Annex A1: EcoClaim Scope 1, 2 and 3 Service

Item	Description
Purpose	Preparation of the Customer’s corporate greenhouse gas inventory and compliance reporting, including SECR, ESOS and CDP outputs
Data subjects	Customer employees and Authorised Users
Types of personal data	Business contact details of Authorised Users; workforce headcount and FTE data; employee commute survey responses; mileage and expense claim records, which may include employee names, vehicle registration numbers and journey details; fleet and fuel card records
Data that is not required	Policyholder and claimant personal data; home addresses of employees beyond what is required for commute calculation
Model processing	Document parsing and classification of utility bills, fleet records and expense data
Retention	Customer Data is deleted within 30 days of termination or request. Calculated emissions outputs are retained for the term to support year-on-year comparison

Service Annex A2: EcoClaim TRAX

Item	Description
Purpose	Recording, tracking and reporting waste diversion and waste-related emissions for reinstatement and construction projects
Data subjects	Authorised Users; contractor personnel; waste carrier personnel
Types of personal data	Business contact details; names on waste transfer notes and tickets; project site addresses
Model processing	Extraction of data from uploaded waste tickets and transfer notes
Retention	Customer Data is deleted within 30 days of termination or request

Service Annex A3: Rebuild Better

Item	Description
Purpose	Processing of reinstatement estimates to calculate embodied carbon, identify lower-carbon material substitutions and report results
Data subjects	Authorised Users; policyholders and claimants; contractor personnel
Types of personal data	Business contact details; names, addresses, telephone numbers and claim references of policyholders and claimants contained in uploaded estimates; contractor names and contact details
Model processing	Line-item extraction, classification and material matching from uploaded estimates
Retention	Customer Data is deleted within 30 days of termination or request

Service Annex A4: EcoClaim Calculators

Item	Description
Purpose	Estimation of emissions, costs and returns from information entered by the user
Data subjects	Authorised Users
Types of personal data	Business contact details where the user signs in or requests a report
Model processing	None, unless expressly indicated in the calculator
Retention	Customer Data is deleted within 30 days of account closure or request

Service Annex A5: ClaimShow

Item	Description
Purpose	Review of claim estimates against regional cost data, identification of scope gaps, overhead and profit, code upgrades and bid differences, photo-based damage estimation, and generation of reports
Data subjects	Authorised Users; policyholders and claimants; occupants and other individuals visible in photographs
Types of personal data	Business contact details; names, telephone numbers, street addresses, postal codes and claim numbers contained in uploaded estimates and form fields; photographs of property, which may show individuals
Handling	Names, telephone numbers and street addresses are replaced with reversible tokens before any document is sent for model processing, and restored locally for display. Postal codes are retained to determine pricing region. Photograph metadata, including location data, is removed on upload. Error logs are scrubbed of names, addresses, telephone numbers, email addresses and card numbers
Model processing	Document parsing, line-item analysis, recommendations, bid comparison, pricing research using item descriptions only, and photograph analysis
Retention	Uploaded documents, photographs and reports are deleted within 30 days of account closure, including all stored files. Individual reports may be deleted by the user at any time. Usage and audit logs are deleted after 90 days

Service Annex A6: EcoClaim Directories

Item	Description
Purpose	Publication and maintenance of directory listings for recyclers, suppliers, members and service providers
Data subjects	Business contacts named in listings
Types of personal data	Business names, contact names, business email addresses, telephone numbers and business addresses
Model processing	Classification and enrichment of listing information
Retention	Listings are removed within 30 days of request or account closure

Annex B: Technical and organisational measures

Hosting and location. Customer Data is hosted with infrastructure providers in the United Kingdom and the European Union, with production and non-production environments separated.

Encryption. Customer Data is encrypted in transit using TLS and at rest using provider-managed encryption.

Access control. Access to production systems is limited to authorised personnel on a least-privilege basis, protected by multi-factor authentication, and reviewed periodically. Customer files are held in private storage and accessed through time-limited signed URLs.

Application security. Role-based permissions within the Services; row-level security in the application database; rate limiting; dependency and vulnerability monitoring; code review before deployment.

Data minimisation. Personal data is removed or tokenised before model processing where described in the relevant Service Annex. Photograph metadata is removed on upload.

Logging and monitoring. Security-relevant events are logged and monitored. Usage and audit logs are retained for 90 days. Error monitoring scrubs sensitive fields and masks text and input fields in any session recordings.

Backup and resilience. Regular automated backups, with backups stored in the United Kingdom or the European Union.

Personnel. Confidentiality obligations for all personnel with access to Customer Data, and data protection training.

Supplier management. Written data protection terms with all Sub-processors, including prohibitions on model training using Customer Data for model providers.

Incident response. A documented incident response process supporting the notification commitments in clause 9.

Assurance. EcoClaim’s SOC 2 programme is in progress.

Deletion. Automated deletion of Customer Data and stored files within 30 days of account closure or termination.

Annex C: Sub-processors

Annex C last updated: 20 October 2026

All Sub-processors listed below process Customer Data in the United Kingdom or the European Union. Each is bound by written data protection terms giving at least the same level of protection as this DPA. AI model providers are contractually prohibited from using Customer Data to train or improve their models.

Sub-processor	Function	Services	Processing location
Microsoft Corporation (Azure AI Foundry)	AI model processing: document and image parsing, extraction, classification, matching and analysis	All Services using AI	European Union
Supabase Inc.	Application database, authentication, file storage and backups	All Services	United Kingdom / European Union
Amazon Web Services	Underlying cloud infrastructure for Supabase	All Services	United Kingdom / European Union
Vercel Inc.	Application hosting and delivery	All Services	United Kingdom / European Union
Functional Software Inc. (Sentry)	Error monitoring and diagnostics, including masked session recordings for a proportion of errors	All Services	European Union
Upstash Inc.	Rate limiting and request caching	All Services	European Union
Resend Inc.	Transactional email, such as account and report notifications	All Services	European Union

Changes to this Annex C are made and notified in accordance with clause 6. EcoClaim also uses service providers for its own business operations, such as customer relationship management, website hosting, analytics, payment processing and internal communications. These do not process Customer Data uploaded to the Services and are described in the Privacy Policy.

Annex D: International transfer mechanisms

D.1 Where Customer Personal Data subject to the EU GDPR is transferred to a country that is not the subject of an adequacy decision, the Standard Contractual Clauses adopted by European Commission Implementing Decision (EU) 2021/914 apply and are incorporated by reference, using Module Two where the Customer is a controller and Module Three where the Customer is a processor, with the following selections: clause 7 (docking clause) applies; clause 9 option 2 (general authorisation) applies with the notice period in clause 6.2 of this DPA; the optional wording in clause 11 does not apply; clause 17 option 1 applies with the law of Ireland; clause 18 courts of Ireland. Annex I of the Standard Contractual Clauses is completed by Annex A of this DPA, Annex II by Annex B, and Annex III by Annex C.

D.2 Where Customer Personal Data subject to the UK GDPR is transferred to a country that is not the subject of UK adequacy regulations, the International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses issued by the Information Commissioner under section 119A of the Data Protection Act 2018 applies and is incorporated by reference, with Table 1 completed with the parties’ details in the Agreement, Table 2 completed by the selections in clause D.1, Table 3 completed by Annexes A to C of this DPA, and Table 4 neither party may end the Addendum.

D.3 Transfers to Canada under clause 10.2 rely on adequacy and do not require the mechanisms in this Annex D, unless the applicable adequacy finding ceases to apply, in which case the mechanisms in clauses D.1 and D.2 apply from that time.

Conditions d’utilisation d’EcoClaim

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Traduction préliminaire. La présente version française est fournie à titre indicatif. En cas de divergence entre les versions, la version anglaise prévaut.

Version 2.0
En vigueur à compter du : 20 octobre 2026

Les présentes Conditions d’utilisation (les « Conditions ») régissent l’accès aux sites Web, plateformes, applications, outils et services mis à disposition par EcoClaim Solutions Inc. (15218926 Canada Inc.) (« EcoClaim », « nous », « notre », « nos »), une société constituée en vertu des lois du Canada, dont le siège social est situé au 7070e Farrell Rd. SE, Unit 187, Calgary (Alberta) T2H 0T2, Canada, ainsi que leur utilisation.

En créant un compte, en acceptant les présentes Conditions ou en accédant à un Service ou en l’utilisant, vous acceptez d’être lié par les présentes Conditions. Si vous n’êtes pas d’accord, n’utilisez pas les Services.

Table des matières

Partie A : Conditions d’utilisation

Définitions
Les Services
Comptes, acceptation et pouvoir
Utilisation acceptable
Obligations du Client et garanties relatives au contenu
Utilisation de l’intelligence artificielle
Frais et paiement
Disponibilité du Service et soutien
Sécurité
Confidentialité
Données et propriété intellectuelle
Protection des données
Durée, suspension et résiliation
Garanties et avis de non-responsabilité
Limitation de responsabilité
Indemnisation par EcoClaim
Modifications des présentes Conditions
Dispositions générales
Nous joindre

Annexe 1 : Avenant relatif au traitement des données

Appendice A : Description du traitement et Appendices de service
Appendice B : Mesures techniques et organisationnelles
Appendice C : Sous-traitants ultérieurs
Appendice D : Mécanismes de transfert international

Partie A : Conditions d’utilisation

1. Définitions

« Compte » désigne un compte enregistré donnant accès à un ou plusieurs Services.

« Société affiliée » désigne toute entité qui contrôle une partie, qui est contrôlée par elle ou qui est sous contrôle commun avec elle.

« Utilisateur autorisé » désigne une personne physique autorisée par le Client à accéder à un Service au moyen du Compte du Client.

« Client » désigne la personne physique ou l’organisation qui a accepté les présentes Conditions ou conclu un Bon de commande. Lorsqu’une personne physique accepte au nom d’une organisation, « Client » et « vous » désignent cette organisation.

« Données du client » désigne les données, documents, fichiers, images et autres matériels soumis à un Service par le Client ou pour son compte.

« Avenant relatif au traitement des données » ou « DPA » désigne l’Annexe 1 des présentes Conditions, y compris ses Appendices.

« Documentation » désigne les guides d’utilisation, le contenu d’aide et les documents techniques mis à disposition par EcoClaim pour un Service.

« Bon de commande » désigne un document de commande écrit, signé ou accepté par les deux parties, qui renvoie aux présentes Conditions.

« Données de référence » désigne les facteurs d’émission, les facteurs de conversion, les fiches de matériaux et de produits, les fiches de déclarations environnementales de produit (EPD), les données de prix, les recommandations de substitution, les ensembles de données d’étalonnage et tout contenu de référence similaire tenu par EcoClaim.

« Service » désigne tout produit ou service d’EcoClaim, y compris ceux énumérés à l’article 2.1, ainsi que la Documentation.

« Données de service » a le sens qui lui est donné à l’article 11.2.

« Annexe de service » désigne une annexe aux présentes Conditions propre à un produit.

2. Les Services

2.1 Portée

Les présentes Conditions s’appliquent à tous les Services d’EcoClaim, y compris :

le site Web d’EcoClaim à l’adresse ecoclaim.ca et ses sous-domaines
EcoClaim TRAX (Waste Diversion, Rebuild Better, Emissions Reporting)
Rebuild Better (RBB)
le Service Scope 1, 2 et 3 d’EcoClaim
ClaimShow
les calculateurs d’émissions, de prix et de retour sur investissement
les répertoires de recyclage, de membres et de fournisseurs
le Carbon Exchange et les inscriptions de compensations
la formation, la certification et l’apprentissage en ligne d’EcoClaim
la boutique EcoClaim

2.2 Annexes de service

Chaque Service peut faire l’objet d’une Annexe de service énonçant des conditions propres à ce Service. Une Annexe de service s’applique automatiquement lorsque vous accédez au Service qu’elle vise. En cas de conflit entre une Annexe de service et le corps des présentes Conditions, l’Annexe de service prévaut pour ce Service.

2.3 Bons de commande

Lorsque le Client a conclu un Bon de commande, celui-ci prévaut sur les présentes Conditions et sur toute Annexe de service, dans la mesure de tout conflit.

2.4 Ordre de priorité

En cas de conflit, l’ordre de priorité suivant s’applique, du plus élevé au moins élevé : a) le Bon de commande; b) l’Avenant relatif au traitement des données et, à l’intérieur de celui-ci, l’Appendice D; c) l’Annexe de service applicable; d) le reste des présentes Conditions; e) la Documentation.

2.5 Droit d’accès

Sous réserve des présentes Conditions et du paiement des frais applicables, EcoClaim accorde au Client un droit non exclusif, non transférable et non sous-licenciable permettant à ses Utilisateurs autorisés d’accéder aux Services et de les utiliser pendant la durée, pour les besoins commerciaux internes du Client.

Les Services sont fournis sous forme de service hébergé. Aucune copie d’un logiciel n’est livrée, et rien dans les présentes Conditions ne transfère la propriété d’un logiciel, d’une plateforme ou d’un ensemble de données.

3. Comptes, acceptation et pouvoir

3.1 Inscription du Compte

Vous devez fournir des renseignements d’inscription exacts et les tenir à jour. Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un Compte.

3.2 Pouvoir d’engager

Si vous acceptez les présentes Conditions, ou créez ou utilisez un Compte, au nom d’une organisation, vous déclarez et garantissez avoir le pouvoir d’engager cette organisation à l’égard des présentes Conditions, et les mentions de « vous » et de « Client » désignent cette organisation.

Si vous n’avez pas ce pouvoir, vous ne devez pas accepter les présentes Conditions ni utiliser les Services au nom de cette organisation. Vous indemniserez EcoClaim de toute perte, responsabilité, coût ou dépense découlant d’un manquement au présent article 3.2.

3.3 Sécurité du Compte

Vous êtes responsable de la confidentialité des identifiants du Compte et de toute activité effectuée au moyen de votre Compte, y compris l’activité des Utilisateurs autorisés et de tout agent automatisé agissant avec vos identifiants. Vous devez aviser EcoClaim sans délai à info@ecoclaim.ca si vous croyez que des identifiants ont été compromis.

3.4 Utilisateurs autorisés

Le Client est responsable du respect des présentes Conditions par ses Utilisateurs autorisés. Tout acte ou omission d’un Utilisateur autorisé est traité comme un acte ou une omission du Client.

3.5 Registre d’acceptation

EcoClaim tient un registre de chaque acceptation des présentes Conditions, y compris la version acceptée, la date et l’heure, l’utilisateur qui accepte et les renseignements techniques connexes. Ce registre fait preuve de l’acceptation.

4. Utilisation acceptable

Le présent article 4 s’applique à toute personne qui accède à un Service ou l’utilise, y compris les Utilisateurs autorisés. Tout manquement au présent article 4 constitue un manquement important aux présentes Conditions.

4.1 Conduite générale

Vous ne devez pas utiliser les Services pour :

enfreindre une loi ou un règlement, ou porter atteinte aux droits d’une personne;
téléverser du contenu que vous n’avez pas le droit de téléverser, y compris des documents ou des photographies contenant des renseignements personnels que vous n’avez aucun fondement légitime de communiquer;
téléverser du code malveillant, ou du contenu conçu pour perturber ou endommager un système ou pour y accéder sans autorisation;
usurper l’identité d’une personne ou présenter de façon inexacte votre affiliation à une organisation;
soumettre des renseignements faux, trompeurs ou frauduleux, y compris des estimations, factures, registres de déchets ou données d’émissions falsifiés;
harceler, menacer ou nuire à quiconque.

4.2 Sécurité

Vous ne devez pas :

tenter d’accéder à un compte, à un système ou à des données auxquels vous n’êtes pas autorisé à accéder;
sonder, balayer ou tester la vulnérabilité des Services, ni contourner ou déjouer une mesure de sécurité ou d’authentification, sauf dans le cadre d’une divulgation responsable convenue par écrit avec EcoClaim;
nuire à l’intégrité ou au rendement des Services, ou les perturber;
partager des identifiants de compte, ou permettre à quiconque autre qu’un Utilisateur autorisé d’utiliser votre compte.

Pour signaler une vulnérabilité de sécurité, écrivez à info@ecoclaim.ca.

4.3 Accès automatisé et agents d’IA

L’accès automatisé ou programmatique aux Services n’est permis que par les interfaces qu’EcoClaim fournit à cette fin et documente dans la Documentation ou un Bon de commande, et seulement dans les limites de débit applicables.
Vous pouvez utiliser un agent logiciel, y compris un agent d’IA, pour agir en votre nom dans les Services uniquement par ces interfaces et avec vos propres identifiants. Vous êtes responsable de tout ce que fait un agent avec vos identifiants, comme si vous l’aviez fait vous-même.
Vous ne devez pas utiliser de robots, de robots d’indexation, de logiciels d’extraction de données, de navigateurs sans interface ou d’outils similaires pour accéder aux Services ou au site Web d’EcoClaim, autres que l’indexation des pages publiques par les moteurs de recherche conformément à notre fichier robots.txt.

4.4 Extraction de données et entraînement de modèles

Vous ne devez pas, et ne devez pas permettre à un tiers de :

extraire, copier, télécharger ou collecter en bloc ou de façon systématique des Données de référence, des fiches de répertoire, des fiches de déclarations environnementales de produit, des facteurs d’émission, des données de prix ou des fiches de matériaux, que ce soit manuellement ou par des moyens automatisés;
utiliser les Services, leurs résultats ou toute donnée obtenue de ceux-ci pour entraîner, affiner, évaluer, étalonner ou améliorer un modèle d’apprentissage automatique ou un système d’IA, sauf pour votre propre usage interne des résultats relatifs à vos propres Données du client;
utiliser les Services, leurs résultats ou toute donnée obtenue de ceux-ci pour constituer, alimenter ou améliorer un ensemble de données, une base de données, un produit ou un service qui fait concurrence à un Service d’EcoClaim;
revendre, sous-licencier, redistribuer ou publier des Données de référence ou des résultats qui en sont dérivés, sauf dans le cadre de vos propres rapports réglementaires et de durabilité, comme le permet l’article 11.3.

4.5 Ingénierie inverse et utilisation concurrentielle

Vous ne devez pas :

copier, modifier, décompiler, désassembler ou soumettre à l’ingénierie inverse une partie des Services, sauf dans la mesure expressément permise par la loi;
accéder aux Services pour constituer un produit ou un service concurrent, ou pour copier une fonctionnalité, une fonction ou une méthodologie des Services;
retirer ou modifier un avis, une étiquette ou une mention de propriété dans les Services ou leurs résultats.

4.6 Résultats

Vous devez examiner les résultats avant de vous y fier, et ne devez pas les présenter comme vérifiés, audités ou certifiés de façon indépendante.
Vous ne devez pas présenter les résultats de ClaimShow ou de tout autre Service comme l’opinion d’un expert en sinistres, d’un évaluateur, d’un entrepreneur, d’un ingénieur ou d’un autre professionnel titulaire d’un permis.

4.7 Application

EcoClaim peut enquêter sur les manquements présumés au présent article 4 et peut retirer du contenu, suspendre l’accès ou résilier des comptes conformément à l’article 13. EcoClaim peut signaler toute activité illégale aux autorités compétentes.

5. Obligations du Client et garanties relatives au contenu

5.1 Droits sur les Données du client

Le Client déclare et garantit que :

a) il détient tous les droits, consentements, autorisations et fondements légitimes nécessaires pour soumettre les Données du client aux Services et pour permettre à EcoClaim de les traiter comme le prévoient les présentes Conditions et l’Avenant relatif au traitement des données;

b) lorsque les Données du client contiennent des données personnelles relatives à des personnes qui ne sont pas des Utilisateurs autorisés, y compris des assurés, des réclamants, des occupants, des employés d’entrepreneurs ou d’autres tiers, le Client dispose d’un fondement légitime pour ce traitement et a fourni les avis qui lui incombent;

c) lorsque les Données du client comprennent des photographies ou des images représentant des personnes ou des biens privés, le Client détient les droits nécessaires pour soumettre ces images et en permettre le traitement, y compris l’analyse automatisée; et

d) les Données du client ne portent pas atteinte aux droits d’un tiers et ne contreviennent à aucune loi applicable.

5.2 Indemnisation

Le Client indemnisera EcoClaim et la dégagera de toute responsabilité à l’égard de l’ensemble des réclamations, pertes, responsabilités, coûts et dépenses découlant d’un manquement à l’article 5.1, d’un manquement à l’article 4 ou de l’utilisation des Services par le Client en contravention de la loi applicable, ou s’y rapportant.

5.3 Minimisation des données

Le Client ne devrait pas soumettre de données personnelles qui ne sont pas nécessaires au Service concerné. Lorsqu’une Annexe de service précise des catégories de données qui ne sont pas nécessaires, le Client devrait prendre des mesures raisonnables pour les exclure.

5.4 Responsabilité professionnelle

Les Services offrent des outils de calcul, d’analyse et de production de rapports. Ils ne fournissent pas de services juridiques, comptables, actuariels, d’ingénierie, d’expertise en sinistres, d’évaluation, d’assurance, de vérification ou de contrôle. Le Client demeure responsable de ses propres dépôts réglementaires, déclarations, décisions relatives aux sinistres et jugements professionnels, ainsi que de l’examen des résultats avant de s’y fier.

6. Utilisation de l’intelligence artificielle

6.1 Comment EcoClaim utilise l’IA

Les Services font appel à l’intelligence artificielle et à l’apprentissage automatique, y compris à des modèles de tiers, notamment pour l’analyse de documents et d’images, l’extraction de texte, la classification, l’appariement de produits et de matériaux, l’analyse d’images, l’appui aux calculs, les recommandations et la rédaction.

6.2 Responsabilité humaine à l’égard des résultats

Les résultats sont générés à l’aide de systèmes automatisés et peuvent être incomplets, inexacts ou inadaptés à une fin particulière. Les résultats ne sont pas des décisions. Le Client est responsable de l’examen des résultats et de l’usage qu’il en fait, y compris pour toute soumission réglementaire, tout dépôt, toute décision relative à un sinistre ou toute décision commerciale fondée sur ceux-ci.

6.3 Aucun entraînement par des fournisseurs de modèles tiers

EcoClaim conclut avec ses fournisseurs de modèles tiers des contrats qui interdisent l’utilisation des Données du client pour entraîner ou améliorer les modèles de ces fournisseurs, et applique les durées de conservation des données les plus courtes que ces fournisseurs offrent.

Le présent article 6.3 vise les fournisseurs tiers. Il ne limite pas les droits propres d’EcoClaim en vertu de l’article 11.2, qui ne s’appliquent qu’aux données dépersonnalisées et agrégées.

6.4 Lieux de traitement

Les lieux de traitement applicables au traitement des Données du client par les modèles sont énoncés dans l’Avenant relatif au traitement des données, y compris dans la liste des sous-traitants ultérieurs à l’Appendice C.

6.5 Accès automatisé aux Services

L’accès automatisé ou programmatique aux Services, y compris par des agents logiciels agissant pour le compte du Client, n’est permis que lorsqu’il est expressément prévu dans la Documentation ou un Bon de commande, et il est assujetti à l’article 4.3. Le Client est responsable de toute activité menée par un agent agissant avec ses identifiants.

7. Frais et paiement

7.1 Frais

Les frais sont ceux prévus dans le Bon de commande applicable ou, pour les achats en libre-service, ceux présentés au moment de l’achat. Les frais s’entendent hors taxes, dont le paiement incombe au Client.

7.2 Facturation et paiement

Sauf indication contraire dans un Bon de commande, les frais d’abonnement sont facturés annuellement à l’avance et payables dans les 30 jours suivant la date de la facture. Les frais fondés sur l’utilisation sont facturés à terme échu.

7.3 Retard de paiement

EcoClaim peut imputer des intérêts sur les montants en souffrance au taux de 1,5 % par mois ou au taux maximal permis par la loi, selon le moindre des deux, et peut suspendre l’accès aux Services lorsqu’un paiement est en retard de plus de 30 jours et que le Client n’a pas remédié au défaut de paiement dans les 10 jours suivant un avis écrit.

7.4 Modification des frais

EcoClaim peut modifier les frais au renouvellement, moyennant un préavis écrit d’au moins 60 jours avant la fin de la période en cours. Tout blocage de tarif prévu dans un Bon de commande prévaut pour la durée qui y est indiquée.

8. Disponibilité du Service et soutien

8.1 Disponibilité

EcoClaim déploiera des efforts commercialement raisonnables pour que les Services d’abonnement soient disponibles 99 % du temps chaque mois civil, à l’exclusion de ce qui suit :

a) la maintenance planifiée notifiée au moins 48 heures à l’avance;
b) la maintenance d’urgence;
c) l’indisponibilité causée par le Client, ses Utilisateurs autorisés, son réseau ou son équipement, ou par un service tiers qui n’est pas sous le contrôle d’EcoClaim; et
d) les événements indépendants de la volonté raisonnable d’EcoClaim.

8.2 Aucun crédit de service

L’article 8.1 est un engagement de service et non une garantie. Aucun crédit de service ne s’applique, sauf entente expresse dans un Bon de commande.

8.3 Soutien

Le soutien est fourni comme le décrivent l’Annexe de service ou le Bon de commande applicable. Lorsqu’aucun niveau de soutien n’est indiqué, le soutien est fourni pendant les heures normales d’ouverture d’EcoClaim, selon des efforts commercialement raisonnables.

8.4 Modifications des Services

EcoClaim peut modifier un Service, y ajouter des fonctionnalités ou en retirer. Lorsqu’une modification réduit sensiblement les fonctionnalités d’un Service d’abonnement, EcoClaim donnera au Client un préavis d’au moins 30 jours, et le Client peut résilier le Service touché moyennant un avis donné dans ce délai, avec un remboursement proportionnel des frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la période.

9. Sécurité

9.1 Mesures de sécurité

EcoClaim maintient des mesures techniques et organisationnelles conçues pour protéger les Données du client contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération et la divulgation, comme le décrit l’Appendice B de l’Avenant relatif au traitement des données. Ces mesures comprennent le chiffrement des Données du client en transit et au repos, des contrôles d’accès, des autorisations fondées sur les rôles, la journalisation et la sauvegarde.

9.2 Certifications

Le programme SOC 2 d’EcoClaim est en cours. EcoClaim ne déclare pas détenir actuellement de certification SOC 2 ni ISO 27001. EcoClaim mettra à disposition, sur demande raisonnable et sous réserve de confidentialité, de l’information sur son programme de sécurité.

9.3 Incidents de sécurité

EcoClaim avisera le Client de toute violation de données personnelles touchant les Données du client conformément à l’Avenant relatif au traitement des données.

10. Confidentialité

10.1 Définition

« Renseignements confidentiels » désigne les renseignements communiqués par une partie à l’autre qui sont désignés comme confidentiels ou qu’une personne raisonnable considérerait comme confidentiels, y compris les Données du client, les Services, la Documentation, les Données de référence, les prix et les plans de produits non publics.

10.2 Obligations

La partie qui reçoit les Renseignements confidentiels ne les utilisera que pour exercer ses droits et exécuter ses obligations en vertu des présentes Conditions, les protégera avec un soin au moins raisonnable et ne les divulguera qu’à ses employés, Sociétés affiliées, entrepreneurs et conseillers professionnels qui ont besoin de les connaître et qui sont liés par des obligations comparables.

10.3 Exclusions

Les Renseignements confidentiels ne comprennent pas les renseignements qui sont ou deviennent publics sans faute de la partie qui les reçoit, qui étaient légalement connus de celle-ci sans restriction avant leur divulgation, qui sont légalement reçus d’un tiers sans restriction, ou qui sont élaborés de façon indépendante sans recours aux Renseignements confidentiels de la partie divulgatrice.

10.4 Divulgation forcée

Une partie peut divulguer des Renseignements confidentiels lorsque la loi ou une ordonnance judiciaire l’exige, à condition d’en aviser promptement l’autre partie lorsque la loi le permet et de lui fournir une aide raisonnable pour obtenir une protection.

11. Données et propriété intellectuelle

11.1 Données du client

Entre les parties, le Client est propriétaire des Données du client. Le Client accorde à EcoClaim une licence non exclusive, mondiale et libre de redevances pour héberger, stocker, reproduire, traiter, transmettre, afficher et créer des œuvres dérivées à partir des Données du client aux fins de la fourniture et du soutien des Services et de l’exercice des droits d’EcoClaim en vertu de l’article 11.2.

11.2 Données de service

« Données de service » désigne les données dérivées du fonctionnement des Services et de l’utilisation qu’en fait le Client, y compris les descriptions de matériaux, de produits et de postes, les quantités, les spécifications, les prix, les facteurs d’émission et de conversion, les appariements de déclarations environnementales de produit, les résultats de substitution, les indices de confiance et de qualité des données, les données sur les déchets et le détournement, les données sur l’énergie et l’activité, les renseignements sur le rendement des modèles et la télémétrie opérationnelle.

EcoClaim peut utiliser les Données de service sous forme dépersonnalisée et agrégée, de manière qu’elles n’identifient ni le Client, ni une personne, ni un sinistre, ni un bien, ni un entrepreneur, à toute fin commerciale légitime, notamment pour :

a) exploiter, maintenir, sécuriser, tester, développer et améliorer les Services et d’autres produits d’EcoClaim;
b) constituer, maintenir, corriger et enrichir les Données de référence;
c) développer, entraîner, évaluer et perfectionner les modèles d’extraction, de classification, d’appariement, de notation et de calcul utilisés dans les Services;
d) produire des indices de référence, des indices, des recherches et des analyses agrégés; et
e) créer et commercialiser des ensembles de données et des analyses agrégés.

EcoClaim ne divulguera pas de Données du client sous une forme identifiable, et ne publiera aucun résultat permettant d’identifier le Client, une personne, un sinistre ou un bien.

Les droits d’EcoClaim en vertu du présent article 11.2 survivent à la résiliation.

11.3 Données de référence

Les Données de référence sont et demeurent la propriété d’EcoClaim et de ses concédants, y compris lorsqu’un enregistrement particulier a été créé, corrigé, validé ou enrichi dans le cadre de la fourniture des Services au Client. Le Client reçoit une licence non exclusive pour utiliser les Données de référence dans les Services et dans ses propres rapports internes, réglementaires et de durabilité, et ne peut pas les extraire, les redistribuer, les revendre ni les concéder en licence à des tiers.

Les déclarations environnementales de produit, les facteurs d’émission et les ensembles de données publiés de tiers demeurent la propriété de leurs propriétaires respectifs et sont utilisés selon leurs conditions applicables.

11.4 Propriété intellectuelle d’EcoClaim

EcoClaim et ses concédants détiennent tous les droits, titres et intérêts à l’égard des Services, de la Documentation, des Données de référence, des Données de service, de l’ensemble des logiciels, modèles, méthodologies et savoir-faire qui les sous-tendent, ainsi que de tous les droits de propriété intellectuelle sur chacun de ces éléments. Tous les droits non expressément accordés sont réservés. Rien dans les présentes Conditions n’accorde de licence d’utilisation des marques de commerce, marques de service ou logos d’EcoClaim.

11.5 Rétroaction

Si le Client ou un Utilisateur autorisé fournit des suggestions ou des idées pour améliorer les Services, EcoClaim peut les utiliser sans restriction, sans obligation et sans compensation.

12. Protection des données

Lorsqu’EcoClaim traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture des Services, l’Avenant relatif au traitement des données figurant à l’Annexe 1 s’applique et fait partie des présentes Conditions. Il comprend des appendices qui énoncent, pour chaque Service, les catégories de données traitées, les sous-traitants ultérieurs engagés, les lieux de traitement et les durées de conservation.

Le traitement de données personnelles par EcoClaim en tant que responsable du traitement, y compris à l’égard des titulaires de Compte, des visiteurs du site Web et du marketing, est décrit dans la Politique de confidentialité à l’adresse https://ecoclaim.ca/legal/privacy-policy/.

13. Durée, suspension et résiliation

13.1 Durée

Les présentes Conditions s’appliquent dès l’acceptation et se poursuivent jusqu’à la résiliation de tous les Comptes et Bons de commande. La durée des abonnements est celle prévue dans le Bon de commande applicable.

13.2 Suspension

EcoClaim peut suspendre l’accès à un Service, en tout ou en partie, lorsque le Client commet un manquement important aux présentes Conditions, y compris à l’article 4, lorsque la poursuite de l’accès présente un risque pour la sécurité, ou lorsque la loi l’exige. EcoClaim donnera un avis lorsqu’elle est raisonnablement en mesure de le faire.

13.3 Résiliation pour motif

Chaque partie peut résilier les présentes Conditions ou un Bon de commande moyennant un avis écrit lorsque l’autre partie commet un manquement important et n’y a pas remédié dans les 30 jours suivant un avis écrit, ou devient insolvable.

13.4 Résiliation des Comptes en libre-service

Un Client qui utilise un Service sans Bon de commande peut résilier son Compte en tout temps par l’intermédiaire du Service. EcoClaim peut résilier un tel Compte moyennant un préavis de 30 jours.

13.5 Effet de la résiliation

À la résiliation, le droit du Client d’accéder aux Services prend fin. Le Client peut exporter les Données du client à l’aide des fonctions d’exportation du Service avant que la résiliation ne prenne effet.

13.6 Retour et suppression des Données du client

EcoClaim supprimera les Données du client, y compris les fichiers et documents stockés, dans les 30 jours suivant la résiliation du Compte ou du Bon de commande concerné, ou dans les 30 jours suivant une demande écrite du Client, sauf lorsque la loi exige leur conservation. Les copies de sauvegarde sont écrasées dans le cours normal.

L’article 13.6 ne s’applique pas aux Données de service, qu’EcoClaim peut conserver et utiliser conformément à l’article 11.2.

13.7 Survie

Les articles 5.2, 10, 11, 13.6, 13.7, 14, 15, 16 et 18 survivent à la résiliation, de même que toute autre disposition qui, de par sa nature, devrait survivre.

14. Garanties et avis de non-responsabilité

14.1 Garanties mutuelles

Chaque partie garantit qu’elle a le pouvoir et la capacité de conclure les présentes Conditions.

14.2 Garantie d’EcoClaim

EcoClaim garantit qu’elle fournira les Services avec une compétence et un soin raisonnables.

14.3 Avis de non-responsabilité

SAUF DISPOSITION EXPRESSE DES PRÉSENTES CONDITIONS, LES SERVICES SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « SELON LA DISPONIBILITÉ ». DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, ECOCLAIM DÉCLINE TOUTE AUTRE GARANTIE, CONDITION ET DÉCLARATION, EXPRESSE, IMPLICITE OU LÉGALE, Y COMPRIS TOUTE GARANTIE IMPLICITE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADAPTATION À UN USAGE PARTICULIER OU D’ABSENCE DE CONTREFAÇON, OU LE FAIT QUE LES SERVICES SERONT ININTERROMPUS OU SANS ERREUR OU QUE LES RÉSULTATS SERONT EXACTS OU COMPLETS.

ECOCLAIM NE GARANTIT PAS QUE QUELQUE RÉSULTAT QUE CE SOIT SATISFERA UNE EXIGENCE RÉGLEMENTAIRE, LÉGALE, D’ASSURANCE OU DE VÉRIFICATION. LES SERVICES NE CONSTITUENT PAS UNE VÉRIFICATION, UNE ASSURANCE NI UN AUDIT INDÉPENDANTS.

14.4 Consommateurs

Rien dans les présentes Conditions n’exclut ni ne limite un droit ou un recours qui ne peut être légalement exclu ou limité, y compris les droits des consommateurs prévus par la législation applicable en matière de protection des consommateurs.

15. Limitation de responsabilité

15.1 Exclusion des pertes indirectes

Dans toute la mesure permise par la loi, aucune partie n’est responsable des pertes indirectes, spéciales, accessoires, punitives ou consécutives, ni de la perte de profits, de revenus, d’affaires, d’économies prévues, d’achalandage ou de données, quelle qu’en soit la cause, que ce soit en matière contractuelle, délictuelle ou autre, même si elle a été avisée de la possibilité de telles pertes.

15.2 Plafond

Sous réserve de l’article 15.3, la responsabilité totale cumulative de chaque partie découlant des présentes Conditions ou s’y rapportant est limitée au total des frais payés ou payables par le Client à EcoClaim au cours des 12 mois précédant immédiatement l’événement qui donne lieu à la responsabilité.

Lorsqu’aucuns frais n’ont été payés, la responsabilité totale cumulative de chaque partie est limitée à 1 000 $ CA.

15.3 Exclusions du plafond

Les articles 15.1 et 15.2 ne s’appliquent pas :

a) à la responsabilité en cas de décès ou de lésions corporelles causés par négligence;
b) à la fraude ou aux déclarations frauduleuses;
c) à l’obligation du Client de payer les frais;
d) à l’indemnisation due par le Client en vertu de l’article 5.2;
e) au manquement de l’une ou l’autre partie à l’article 10 (Confidentialité); ou
f) à toute responsabilité qui ne peut être légalement limitée.

15.4 Responsabilité en matière de protection des données

La responsabilité totale cumulative de chaque partie pour tout manquement à l’Avenant relatif au traitement des données ou à la loi applicable en matière de protection des données est limitée au double du montant prévu à l’article 15.2.

15.5 Fondement de la négociation

Les parties reconnaissent que les limites prévues au présent article 15 reflètent la répartition des risques entre elles et constituent un fondement important de leur négociation.

16. Indemnisation par EcoClaim

EcoClaim défendra le Client contre toute réclamation d’un tiers selon laquelle l’utilisation permise des Services par le Client porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle de ce tiers, et paiera les dommages-intérêts définitivement accordés ou convenus dans le cadre d’une transaction, à condition que le Client avise promptement EcoClaim, lui confie le contrôle de la défense et lui fournisse une aide raisonnable.

La présente indemnisation ne s’applique pas aux réclamations découlant des Données du client, d’une utilisation des Services contraire aux présentes Conditions, ou de la combinaison des Services avec tout élément non fourni par EcoClaim.

Lorsqu’une réclamation est présentée ou probable, EcoClaim peut, à son choix, obtenir le droit de continuer l’utilisation, modifier le Service, ou résilier le Service touché et rembourser les frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la période. Le présent article énonce l’entière responsabilité d’EcoClaim en cas de contrefaçon de propriété intellectuelle.

17. Modifications des présentes Conditions

EcoClaim peut réviser les présentes Conditions de temps à autre.

Pour les modifications qui ne sont pas importantes, EcoClaim publiera les Conditions révisées avec un numéro de version et une date d’entrée en vigueur à jour.

Pour les modifications importantes, EcoClaim donnera un avis par l’intermédiaire des Services ou par courriel au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, et pourra exiger l’acceptation des Conditions révisées avant la poursuite de l’utilisation des Services. Lorsqu’un Client visé par un Bon de commande n’accepte pas une modification importante, les Conditions en vigueur au début de la période d’abonnement en cours continuent de s’appliquer jusqu’à la fin de cette période.

La poursuite de l’utilisation des Services après la date d’entrée en vigueur des Conditions révisées vaut acceptation.

Les éléments suivants ne constituent pas des modifications des présentes Conditions aux fins du présent article 17, et ne nécessitent ni nouvelle version des présentes Conditions ni nouvelle acceptation :

a) les mises à jour de la liste des sous-traitants ultérieurs figurant à l’Appendice C de l’Avenant relatif au traitement des données, qui sont régies exclusivement par l’article 6 de l’Avenant relatif au traitement des données; et

b) les ajouts à la liste des outils automatisés interdits au paragraphe 3 de l’article 4.3, ou aux catégories de données protégées au paragraphe 1 de l’article 4.4, qui précisent, sans les élargir, les restrictions déjà prévues à l’article 4, et qui prennent effet dès leur publication.

18. Dispositions générales

18.1 Droit applicable et compétence

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province d’Alberta et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, et les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux de l’Alberta.

Lorsque cela est expressément convenu dans un Bon de commande, les présentes Conditions sont plutôt régies par les lois de l’Angleterre et du pays de Galles, et les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux de l’Angleterre et du pays de Galles.

18.2 Langue

Les présentes Conditions peuvent être mises à disposition dans d’autres langues que l’anglais. La version anglaise prévaut en cas de divergence, sauf disposition contraire de la loi applicable.

18.3 Avis

Les avis destinés à EcoClaim doivent être envoyés à info@ecoclaim.ca et à l’adresse du siège social. Les avis destinés au Client peuvent être envoyés aux coordonnées associées à son Compte.

18.4 Communications électroniques

Le Client consent à recevoir des communications par voie électronique. Les documents et acceptations électroniques satisfont à toute exigence de communication par écrit ou de signature.

18.5 Publicité

Aucune des parties ne peut utiliser publiquement le nom ou le logo de l’autre sans son consentement écrit préalable, sauf qu’EcoClaim peut désigner le Client comme client dans une liste de clients lorsque le Client y a consenti dans un Bon de commande.

18.6 Cession

Le Client ne peut céder les présentes Conditions sans le consentement écrit préalable d’EcoClaim, lequel ne sera pas refusé sans motif raisonnable. EcoClaim peut céder les présentes Conditions à une Société affiliée ou dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou de la vente de la quasi-totalité de ses actifs.

18.7 Sous-traitance

EcoClaim peut recourir à des sous-traitants et à des sous-traitants ultérieurs pour la fourniture des Services, et demeure responsable de leur exécution. Les sous-traitants ultérieurs qui traitent des données personnelles sont régis par l’Avenant relatif au traitement des données.

18.8 Force majeure

Aucune des parties n’est responsable d’un défaut ou d’un retard causé par des événements indépendants de sa volonté raisonnable, à l’exclusion des obligations de paiement.

18.9 Intégralité de l’entente

Les présentes Conditions, y compris l’Avenant relatif au traitement des données figurant à l’Annexe 1, ainsi que les Annexes de service applicables, la Politique de confidentialité et tout Bon de commande, constituent l’intégralité de l’entente entre les parties relativement aux Services et remplacent toutes les ententes et tous les arrangements antérieurs sur cet objet, y compris le contrat de licence d’utilisateur final d’EcoClaim (End User Licence Agreement), les conditions générales d’EcoClaim (Terms and Conditions) et toute politique d’utilisation acceptable d’EcoClaim publiée séparément, précédemment publiés sur ecoclaim.ca.

18.10 Divisibilité

Si une disposition est jugée inexécutoire, elle sera appliquée dans la mesure permise et les autres dispositions demeureront en vigueur.

18.11 Absence de renonciation

Le fait de ne pas faire valoir une disposition ne constitue pas une renonciation au droit de la faire valoir ultérieurement.

18.12 Relation entre les parties

Rien dans les présentes Conditions ne crée une société de personnes, une coentreprise, un mandat ou une relation d’emploi.

18.13 Droits des tiers

Une personne qui n’est pas partie aux présentes Conditions n’a aucun droit de les faire valoir.

19. Nous joindre

EcoClaim Solutions Inc.
7070e Farrell Rd. SE, Unit 187
Calgary (Alberta) T2H 0T2, Canada
info@ecoclaim.ca
(866) 515-5987

Annexe 1 : Avenant relatif au traitement des données

Le présent Avenant relatif au traitement des données (le « DPA ») fait partie des Conditions d’utilisation d’EcoClaim et de tout Bon de commande conclu entre EcoClaim et le Client (ensemble, l’« Entente »). Il s’applique chaque fois qu’EcoClaim traite des Données personnelles du client pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture des Services. Les renvois aux articles de la présente Annexe 1 visent les articles du présent DPA, sauf indication contraire.

1. Définitions

Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis ici ont le sens qui leur est donné dans l’Entente.

« Loi applicable en matière de protection des données » désigne toutes les lois relatives au traitement des données personnelles qui s’appliquent à une partie dans le cadre de l’Entente, y compris le RGPD du Royaume-Uni et la Data Protection Act 2018, le RGPD de l’UE, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), la Personal Information Protection Act (Alberta) et toute loi équivalente d’autres territoires où elles s’appliquent.

« RGPD du Royaume-Uni » désigne le Règlement général sur la protection des données tel qu’il fait partie du droit de l’Angleterre et du pays de Galles, de l’Écosse et de l’Irlande du Nord, tel que modifié, y compris par la Data (Use and Access) Act 2025.

« RGPD de l’UE » désigne le Règlement (UE) 2016/679.

« Données personnelles du client » désigne les données personnelles contenues dans les Données du client qu’EcoClaim traite pour le compte du Client en vertu de l’Entente.

« Violation de données personnelles » désigne une violation de la sécurité entraînant la destruction, la perte ou l’altération accidentelles ou illicites de Données personnelles du client, ou leur divulgation ou l’accès à celles-ci sans autorisation.

« Sous-traitant ultérieur » désigne tout tiers engagé par EcoClaim pour traiter des Données personnelles du client.

« responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « données personnelles », « traitement » et « autorité de contrôle » ont le sens qui leur est donné dans le RGPD du Royaume-Uni ou le RGPD de l’UE, selon le cas, et les termes équivalents prévus par une autre Loi applicable en matière de protection des données s’interprètent en conséquence.

2. Rôles et portée

2.1 Le Client est le responsable du traitement, et EcoClaim est le sous-traitant, des Données personnelles du client.

2.2 EcoClaim est le responsable du traitement des données personnelles relatives aux titulaires de compte et aux Utilisateurs autorisés du Client dans la mesure où elles sont traitées à des fins d’administration de compte, de facturation, de sécurité, de soutien et de communications, comme le décrit la Politique de confidentialité d’EcoClaim à l’adresse https://ecoclaim.ca/legal/privacy-policy/. Le présent DPA ne s’applique pas à ce traitement.

2.3 L’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les types de données personnelles et les catégories de personnes concernées sont décrits à l’Appendice A et dans l’Appendice de service de chaque Service que le Client utilise.

2.4 Lorsque le RGPD de l’UE s’applique au traitement effectué par le Client, les renvois au RGPD du Royaume-Uni dans le présent DPA s’entendent comme incluant les dispositions correspondantes du RGPD de l’UE.

3. Traitement sur instructions

3.1 EcoClaim ne traitera les Données personnelles du client que sur instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne les transferts, sauf si la loi l’exige, auquel cas EcoClaim informera le Client de cette exigence légale avant le traitement, à moins que la loi ne l’interdise.

3.2 Les instructions documentées du Client sont l’Entente, le présent DPA, la configuration et l’utilisation des Services par le Client, et toute autre instruction écrite convenue entre les parties.

3.3 Le Client donne instruction à EcoClaim de dépersonnaliser et d’agréger les Données du client comme le décrit l’article 13, et d’utiliser les renseignements qui en résultent comme le prévoit l’Entente.

3.4 EcoClaim informera promptement le Client si, à son avis, une instruction contrevient à la Loi applicable en matière de protection des données.

4. Confidentialité

EcoClaim veillera à ce que les personnes autorisées à traiter des Données personnelles du client soient liées par des obligations de confidentialité contraignantes et reçoivent une formation appropriée en matière de protection des données.

5. Sécurité

5.1 EcoClaim mettra en œuvre et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données personnelles du client, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, ainsi que de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, comme le décrit l’Appendice B.

5.2 EcoClaim peut mettre à jour ses mesures de sécurité de temps à autre, à condition que le niveau global de protection ne soit pas sensiblement réduit.

6. Sous-traitants ultérieurs

6.1 Le Client donne à EcoClaim une autorisation écrite générale d’engager des Sous-traitants ultérieurs. Les Sous-traitants ultérieurs actuels sont énumérés à l’Appendice C.

6.2 EcoClaim donnera au Client un préavis d’au moins 30 jours avant d’engager un nouveau Sous-traitant ultérieur, en mettant à jour l’Appendice C en y indiquant la date du changement et en avisant les abonnés aux mises à jour sur les sous-traitants ultérieurs. Le Client peut s’abonner en écrivant à info@ecoclaim.ca avec l’objet « Sub-processor updates ». Une mise à jour de l’Appendice C en vertu du présent article 6 ne constitue pas une modification de l’Entente aux fins de l’article 17 des Conditions.

6.3 Le Client peut s’opposer à un nouveau Sous-traitant ultérieur pour des motifs raisonnables de protection des données, par avis écrit donné dans le délai de 30 jours. Les parties discuteront de l’opposition de bonne foi. Si elles ne peuvent la résoudre, le Client peut résilier le Service touché par avis écrit, et EcoClaim remboursera les frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la période pour ce Service.

6.4 EcoClaim imposera à chaque Sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations de protection des données qui offrent au moins le même niveau de protection que le présent DPA, et demeure responsable envers le Client de l’exécution de ces obligations par chaque Sous-traitant ultérieur.

7. Droits des personnes concernées

Compte tenu de la nature du traitement, EcoClaim aidera le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées qui exercent leurs droits en vertu de la Loi applicable en matière de protection des données. Si EcoClaim reçoit directement d’une personne concernée une demande relative à des Données personnelles du client, elle transmettra la demande au Client et n’y répondra pas, sauf pour en accuser réception, à moins que le Client ne l’y autorise.

8. Aide en matière de conformité

Compte tenu de la nature du traitement et de l’information dont elle dispose, EcoClaim fournira au Client une aide raisonnable pour qu’il respecte ses obligations relatives à la sécurité du traitement, à la notification des Violations de données personnelles, aux évaluations d’impact relatives à la protection des données et à la consultation préalable des autorités de contrôle.

9. Violation de données personnelles

9.1 EcoClaim avisera le Client sans retard injustifié, et dans tous les cas dans les 48 heures, après avoir pris connaissance d’une Violation de données personnelles.

9.2 L’avis décrira, dans la mesure connue, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements visés, les conséquences probables, ainsi que les mesures prises ou proposées pour y remédier. Lorsque l’information n’est pas disponible au moment de l’avis, EcoClaim la fournira par étapes à mesure qu’elle le devient.

9.3 EcoClaim prendra des mesures raisonnables pour contenir la violation, enquêter à son sujet et en atténuer les effets, et collaborera avec le Client dans sa réponse.

9.4 L’avis d’une Violation de données personnelles ne constitue pas une reconnaissance de faute ou de responsabilité.

10. Lieu du traitement et transferts internationaux

10.1 Les Données personnelles du client sont conservées et traitées au Royaume-Uni et dans l’Union européenne. Les Sous-traitants ultérieurs traitent les Données personnelles du client au Royaume-Uni ou dans l’Union européenne, comme l’indique l’Appendice C.

10.2 Le personnel d’EcoClaim peut accéder aux Données personnelles du client depuis le Canada aux fins de la fourniture et du soutien des Services. Ces transferts reposent sur les règlements d’adéquation du Royaume-Uni et sur la décision d’adéquation de la Commission européenne à l’égard du Canada, qui visent les organisations assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

10.3 EcoClaim ne transférera pas de Données personnelles du client vers un autre pays à l’extérieur du Royaume-Uni et de l’Union européenne sans l’autorisation écrite préalable du Client, et mettra alors en place un mécanisme de transfert permis par la Loi applicable en matière de protection des données, comme le prévoit l’Appendice D.

11. Retour et suppression

11.1 À la résiliation du Service concerné, ou sur demande écrite du Client, EcoClaim supprimera les Données personnelles du client, y compris les fichiers et documents stockés, dans un délai de 30 jours, sauf si la loi exige leur conservation.

11.2 Le Client peut exporter les Données du client à l’aide des fonctions d’exportation des Services avant que la résiliation ne prenne effet. Lorsque le Client exige le retour des Données du client sous une autre forme, EcoClaim lui fournira, sur demande, une aide raisonnable.

11.3 Les copies de sauvegarde contenant des Données personnelles du client sont écrasées dans le cours normal du cycle de sauvegarde d’EcoClaim et sont protégées par les mesures de l’Appendice B jusqu’à ce qu’elles le soient.

12. Information et audit

12.1 EcoClaim mettra à la disposition du Client l’information raisonnablement nécessaire pour démontrer le respect du présent DPA, y compris des réponses à des questionnaires de sécurité raisonnables et, lorsqu’il sera disponible, son rapport SOC 2.

12.2 Lorsque l’information mise à disposition en vertu de l’article 12.1 ne suffit pas à démontrer la conformité, ou lorsqu’une autorité de contrôle l’exige, le Client peut effectuer un audit, lui-même ou par l’intermédiaire d’un auditeur indépendant lié par une obligation de confidentialité, au plus une fois par période de 12 mois, moyennant un préavis écrit d’au moins 30 jours, pendant les heures normales d’ouverture et d’une manière qui ne perturbe pas indûment les activités d’EcoClaim. Chaque partie assume ses propres coûts d’un audit, à moins que l’audit ne révèle un manquement important au présent DPA de la part d’EcoClaim.

13. Données dépersonnalisées et agrégées

13.1 EcoClaim peut dépersonnaliser et agréger les Données du client de manière qu’elles ne se rapportent plus à une personne identifiée ou identifiable, et qu’elles n’identifient ni le Client, ni un sinistre, ni un bien, ni un entrepreneur. Les renseignements ainsi dépersonnalisés ne sont pas des Données personnelles du client et ne sont pas assujettis au présent DPA.

13.2 EcoClaim utilisera des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque pour prévenir la réidentification, et ne tentera pas de réidentifier une personne à partir de ces renseignements.

13.3 Les droits d’EcoClaim d’utiliser des renseignements dépersonnalisés et agrégés sont énoncés à l’article 11.2 des Conditions.

13.4 Il est contractuellement interdit aux fournisseurs de modèles tiers d’EcoClaim d’utiliser les Données du client pour entraîner ou améliorer leurs modèles. Cette restriction s’applique à ces fournisseurs et ne limite pas les droits d’EcoClaim en vertu de l’article 13.3.

14. Obligations du Client

14.1 Le Client est responsable de s’assurer qu’il dispose d’un fondement légitime pour le traitement des Données personnelles du client par EcoClaim en vertu de l’Entente, et de fournir aux personnes concernées les avis exigés par la Loi applicable en matière de protection des données.

14.2 Le Client ne soumettra pas aux Services de données personnelles de catégorie particulière, ni de données personnelles relatives à des condamnations et infractions pénales, sauf lorsque l’Appendice de service de ce Service le prévoit expressément.

14.3 Le Client est responsable de l’exactitude des Données personnelles du client et de ses instructions à EcoClaim.

15. Responsabilité

La responsabilité de chaque partie en vertu du présent DPA ou s’y rapportant est assujettie aux limites et exclusions de responsabilité prévues dans l’Entente, y compris la limite en matière de protection des données prévue à l’article 15.4 des Conditions.

16. Durée et priorité

16.1 Le présent DPA s’applique aussi longtemps qu’EcoClaim traite des Données personnelles du client en vertu de l’Entente.

16.2 En cas de conflit entre le présent DPA et l’Entente quant au traitement des Données personnelles du client, le présent DPA prévaut. En cas de conflit entre le présent DPA et les mécanismes de transfert de l’Appendice D, l’Appendice D prévaut.

16.3 EcoClaim peut mettre à jour le présent DPA de temps à autre conformément à l’article 17 des Conditions, à condition qu’aucune mise à jour ne réduise sensiblement la protection accordée aux Données personnelles du client.

Appendice A : Description du traitement

Élément	Description
Objet	Fourniture des Services au Client en vertu de l’Entente
Durée	La durée de l’Entente et la période allant jusqu’à la suppression en vertu de l’article 11
Nature du traitement	Collecte, stockage, organisation, structuration, extraction, analyse, classification, appariement, calcul, production de rapports, consultation, transmission, dépersonnalisation, agrégation et suppression
Finalité	Fournir, soutenir, sécuriser et améliorer les Services conformément à l’Entente
Catégories de personnes concernées	Selon l’Appendice de service de chaque Service utilisé par le Client
Types de données personnelles	Selon l’Appendice de service de chaque Service utilisé par le Client
Données de catégorie particulière	Aucune, sauf si un Appendice de service le prévoit expressément
Fréquence	Continue, pendant toute la durée de l’Entente

Appendices de service

Les Appendices de service suivants décrivent le traitement propre à chaque Service. Seuls les Appendices de service des Services que le Client utilise s’appliquent au Client.

Le site Web d’EcoClaim, la formation et la certification, et la boutique sont des services pour lesquels EcoClaim agit en tant que responsable du traitement. Le traitement des données personnelles qui s’y rapporte est décrit dans la Politique de confidentialité et non dans le présent DPA.

Appendice de service A1 : Service Scope 1, 2 et 3 d’EcoClaim

Élément	Description
Finalité	Préparation de l’inventaire des gaz à effet de serre de l’entreprise du Client et des rapports de conformité, y compris les extrants SECR, ESOS et CDP
Personnes concernées	Employés du Client et Utilisateurs autorisés
Types de données personnelles	Coordonnées professionnelles des Utilisateurs autorisés; données sur l’effectif et les équivalents temps plein; réponses aux sondages sur les déplacements domicile-travail; relevés de kilométrage et de remboursement de dépenses, pouvant comprendre les noms des employés, les numéros d’immatriculation des véhicules et les détails des trajets; relevés du parc de véhicules et des cartes de carburant
Données non requises	Données personnelles d’assurés et de réclamants; adresses résidentielles des employés au-delà de ce qui est nécessaire pour le calcul des déplacements domicile-travail
Traitement par les modèles	Analyse et classification de documents de factures de services publics, de relevés du parc de véhicules et de données de dépenses
Conservation	Les Données du client sont supprimées dans les 30 jours suivant la résiliation ou la demande. Les résultats d’émissions calculés sont conservés pendant la durée afin de permettre la comparaison d’une année à l’autre

Appendice de service A2 : EcoClaim TRAX

Élément	Description
Finalité	Enregistrement, suivi et production de rapports sur le détournement des déchets et les émissions liées aux déchets pour les projets de remise en état et de construction
Personnes concernées	Utilisateurs autorisés; personnel d’entrepreneurs; personnel de transporteurs de déchets
Types de données personnelles	Coordonnées professionnelles; noms figurant sur les bordereaux et billets de transfert de déchets; adresses des chantiers
Traitement par les modèles	Extraction de données à partir des billets de déchets et des bordereaux de transfert téléversés
Conservation	Les Données du client sont supprimées dans les 30 jours suivant la résiliation ou la demande

Appendice de service A3 : Rebuild Better

Élément	Description
Finalité	Traitement des estimations de remise en état pour calculer le carbone intrinsèque, repérer des substitutions de matériaux à plus faible empreinte carbone et produire des rapports sur les résultats
Personnes concernées	Utilisateurs autorisés; assurés et réclamants; personnel d’entrepreneurs
Types de données personnelles	Coordonnées professionnelles; noms, adresses, numéros de téléphone et références de sinistre d’assurés et de réclamants figurant dans les estimations téléversées; noms et coordonnées d’entrepreneurs
Traitement par les modèles	Extraction de postes, classification et appariement de matériaux à partir des estimations téléversées
Conservation	Les Données du client sont supprimées dans les 30 jours suivant la résiliation ou la demande

Appendice de service A4 : Calculateurs EcoClaim

Élément	Description
Finalité	Estimation des émissions, des coûts et des rendements à partir des renseignements saisis par l’utilisateur
Personnes concernées	Utilisateurs autorisés
Types de données personnelles	Coordonnées professionnelles lorsque l’utilisateur ouvre une session ou demande un rapport
Traitement par les modèles	Aucun, sauf indication expresse dans le calculateur
Conservation	Les Données du client sont supprimées dans les 30 jours suivant la fermeture du compte ou la demande

Appendice de service A5 : ClaimShow

Élément	Description
Finalité	Examen des estimations de sinistres par rapport aux données de coûts régionales, repérage des lacunes de portée, frais généraux et profit, mises à niveau liées aux codes et écarts entre soumissions, estimation des dommages à partir de photographies, et production de rapports
Personnes concernées	Utilisateurs autorisés; assurés et réclamants; occupants et autres personnes visibles sur les photographies
Types de données personnelles	Coordonnées professionnelles; noms, numéros de téléphone, adresses municipales, codes postaux et numéros de sinistre figurant dans les estimations et les champs de formulaire téléversés; photographies de biens, qui peuvent montrer des personnes
Traitement (manipulation)	Les noms, numéros de téléphone et adresses municipales sont remplacés par des jetons réversibles avant l’envoi de tout document au traitement par les modèles, puis rétablis localement pour l’affichage. Les codes postaux sont conservés pour déterminer la région de tarification. Les métadonnées des photographies, y compris les données de localisation, sont supprimées au téléversement. Les journaux d’erreurs sont épurés des noms, adresses, numéros de téléphone, adresses courriel et numéros de carte
Traitement par les modèles	Analyse de documents, analyse de postes, recommandations, comparaison de soumissions, recherche de prix à partir des descriptions d’articles seulement, et analyse de photographies
Conservation	Les documents, photographies et rapports téléversés sont supprimés dans les 30 jours suivant la fermeture du compte, y compris tous les fichiers stockés. L’utilisateur peut supprimer en tout temps chaque rapport. Les journaux d’utilisation et d’audit sont supprimés après 90 jours

Appendice de service A6 : Répertoires EcoClaim

Élément	Description
Finalité	Publication et tenue à jour des fiches de répertoire de recycleurs, de fournisseurs, de membres et de fournisseurs de services
Personnes concernées	Contacts d’affaires nommés dans les fiches
Types de données personnelles	Noms d’entreprises, noms de personnes-ressources, adresses courriel professionnelles, numéros de téléphone et adresses d’affaires
Traitement par les modèles	Classification et enrichissement des renseignements des fiches
Conservation	Les fiches sont retirées dans les 30 jours suivant la demande ou la fermeture du compte

Appendice B : Mesures techniques et organisationnelles

Hébergement et emplacement. Les Données du client sont hébergées auprès de fournisseurs d’infrastructure au Royaume-Uni et dans l’Union européenne, les environnements de production et de non-production étant séparés.

Chiffrement. Les Données du client sont chiffrées en transit au moyen de TLS et au repos au moyen d’un chiffrement géré par le fournisseur.

Contrôle d’accès. L’accès aux systèmes de production est limité au personnel autorisé selon le principe du moindre privilège, protégé par l’authentification multifacteur et examiné périodiquement. Les fichiers des clients sont conservés dans un stockage privé et accessibles au moyen d’URL signées à durée limitée.

Sécurité des applications. Autorisations fondées sur les rôles au sein des Services; sécurité au niveau des lignes dans la base de données de l’application; limitation de débit; surveillance des dépendances et des vulnérabilités; examen du code avant le déploiement.

Minimisation des données. Les données personnelles sont retirées ou remplacées par des jetons avant le traitement par les modèles, comme le décrit l’Appendice de service pertinent. Les métadonnées des photographies sont supprimées au téléversement.

Journalisation et surveillance. Les événements pertinents pour la sécurité sont consignés et surveillés. Les journaux d’utilisation et d’audit sont conservés pendant 90 jours. La surveillance des erreurs épure les champs sensibles et masque les champs de texte et de saisie dans tout enregistrement de session.

Sauvegarde et résilience. Sauvegardes automatisées régulières, les copies de sauvegarde étant conservées au Royaume-Uni ou dans l’Union européenne.

Personnel. Obligations de confidentialité pour tout le personnel ayant accès aux Données du client, et formation en matière de protection des données.

Gestion des fournisseurs. Conditions écrites de protection des données avec tous les Sous-traitants ultérieurs, y compris l’interdiction pour les fournisseurs de modèles d’entraîner des modèles à l’aide des Données du client.

Réponse aux incidents. Un processus documenté de réponse aux incidents à l’appui des engagements de notification de l’article 9.

Assurance. Le programme SOC 2 d’EcoClaim est en cours.

Suppression. Suppression automatisée des Données du client et des fichiers stockés dans les 30 jours suivant la fermeture du compte ou la résiliation.

Appendice C : Sous-traitants ultérieurs

Appendice C, dernière mise à jour : 20 octobre 2026

Tous les Sous-traitants ultérieurs énumérés ci-dessous traitent les Données du client au Royaume-Uni ou dans l’Union européenne. Chacun est lié par des conditions écrites de protection des données offrant au moins le même niveau de protection que le présent DPA. Il est contractuellement interdit aux fournisseurs de modèles d’IA d’utiliser les Données du client pour entraîner ou améliorer leurs modèles.

Sous-traitant ultérieur	Fonction	Services	Lieu du traitement
Microsoft Corporation (Azure AI Foundry)	Traitement par modèles d’IA : analyse de documents et d’images, extraction, classification, appariement et analyse	Tous les Services faisant appel à l’IA	Union européenne
Supabase Inc.	Base de données de l’application, authentification, stockage de fichiers et sauvegardes	Tous les Services	Royaume-Uni / Union européenne
Amazon Web Services	Infrastructure infonuagique sous-jacente de Supabase	Tous les Services	Royaume-Uni / Union européenne
Vercel Inc.	Hébergement et diffusion des applications	Tous les Services	Royaume-Uni / Union européenne
Functional Software Inc. (Sentry)	Surveillance des erreurs et diagnostics, y compris enregistrements de session masqués pour une proportion des erreurs	Tous les Services	Union européenne
Upstash Inc.	Limitation de débit et mise en cache des requêtes	Tous les Services	Union européenne
Resend Inc.	Courriels transactionnels, tels que les notifications de compte et de rapport	Tous les Services	Union européenne

Les modifications du présent Appendice C sont effectuées et notifiées conformément à l’article 6. EcoClaim recourt également à des fournisseurs de services pour ses propres activités commerciales, tels que la gestion de la relation client, l’hébergement du site Web, l’analyse, le traitement des paiements et les communications internes. Ces fournisseurs ne traitent pas les Données du client téléversées dans les Services et sont décrits dans la Politique de confidentialité.

Appendice D : Mécanismes de transfert international

D.1 Lorsque des Données personnelles du client assujetties au RGPD de l’UE sont transférées vers un pays qui ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types adoptées par la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne s’appliquent et sont incorporées par renvoi, au moyen du Module Deux lorsque le Client est un responsable du traitement et du Module Trois lorsque le Client est un sous-traitant, avec les choix suivants : la clause 7 (clause d’adhésion) s’applique; la clause 9, option 2 (autorisation générale), s’applique avec le délai de préavis prévu à l’article 6.2 du présent DPA; le texte facultatif de la clause 11 ne s’applique pas; la clause 17, option 1, s’applique avec le droit de l’Irlande; clause 18 : tribunaux d’Irlande. L’Annexe I des clauses contractuelles types est complétée par l’Appendice A du présent DPA, l’Annexe II par l’Appendice B et l’Annexe III par l’Appendice C.

D.2 Lorsque des Données personnelles du client assujetties au RGPD du Royaume-Uni sont transférées vers un pays qui ne fait pas l’objet de règlements d’adéquation du Royaume-Uni, l’Addendum sur le transfert international de données aux clauses contractuelles types de la Commission européenne (International Data Transfer Addendum), émis par le Commissaire à l’information en vertu de l’article 119A de la Data Protection Act 2018, s’applique et est incorporé par renvoi, le Tableau 1 étant rempli au moyen des coordonnées des parties figurant dans l’Entente, le Tableau 2 par les choix de l’article D.1, le Tableau 3 par les Appendices A à C du présent DPA, et au Tableau 4, aucune des parties ne peut mettre fin à l’Addendum.

D.3 Les transferts vers le Canada en vertu de l’article 10.2 reposent sur l’adéquation et ne nécessitent pas les mécanismes du présent Appendice D, à moins que la conclusion d’adéquation applicable ne cesse de s’appliquer, auquel cas les mécanismes des articles D.1 et D.2 s’appliquent à compter de ce moment.

Formation et certification

Logiciel

Échange

EcoClaim Terms of Service

Contents

Part A: Terms of Service

1. Definitions

2. The Services

2.1 Scope

2.2 Service Schedules

2.3 Order Forms

2.4 Order of precedence

2.5 Right to access

3. Accounts, acceptance and authority

3.1 Account registration

3.2 Authority to bind

3.3 Account security

3.4 Authorised Users

3.5 Record of acceptance

4. Acceptable use

4.1 General conduct

4.2 Security

4.3 Automated access and AI agents

4.4 Data extraction and model training

4.5 Reverse engineering and competitive use

4.6 Outputs

4.7 Enforcement

5. Customer obligations and content warranties

5.1 Rights in Customer Data

5.2 Indemnity

5.3 Data minimisation

5.4 Professional responsibility

6. Use of artificial intelligence

6.1 How EcoClaim uses AI

6.2 Human responsibility for outputs

6.3 No training by third-party model providers

6.4 Processing locations

6.5 Automated access to the Services

7. Fees and payment

7.1 Fees

7.2 Invoicing and payment

7.3 Late payment

7.4 Fee changes

8. Service availability and support

8.1 Availability

8.2 No service credits

8.3 Support

8.4 Changes to the Services

9. Security

9.1 Security measures

9.2 Certifications

9.3 Security incidents

10. Confidentiality

10.1 Definition

10.2 Obligations

10.3 Exclusions

10.4 Compelled disclosure

11. Data and intellectual property

11.1 Customer Data

11.2 Service Data

11.3 Reference Data

11.4 EcoClaim intellectual property

11.5 Feedback

12. Data protection

13. Term, suspension and termination

13.1 Term

13.2 Suspension

13.3 Termination for cause

13.4 Termination of self-serve Accounts

13.5 Effect of termination

13.6 Return and deletion of Customer Data

13.7 Survival

14. Warranties and disclaimers

14.1 Mutual warranties

14.2 EcoClaim warranty

14.3 Disclaimer

14.4 Consumers

15. Limitation of liability

15.1 Exclusion of indirect loss

15.2 Cap